Договір аутсорсингу: що це таке та чим він відрізняється від аутстафінгу

Ця стаття для сервісних IT-компаній, які надають послуги розробки програмних продуктів за моделлю аутсорсингу та аутстафінгу.

Аутсорсинг — це модель співпраці, за якої компанія-замовник передає частину своїх функцій зовнішньому підряднику, який відповідає за результат; це делегування задач із фокусом на кінцевий продукт і відповідальність виконавця. Різні види аутсорсингу передбачають різний рівень відповідальності виконавця, тому умови договору та порядок надання послуг повинні бути адаптовані до конкретної моделі співпраці.

Аутстафінг — це модель, за якої компанія-замовник залучає зовнішніх спеціалістів до своєї команди, але самостійно керує їхньою роботою та відповідає за результат виконання задач.

Ми допоможемо розібратися, за якими правилами діє аутсорсинг, у відмінностях моделей, в тому як описати їх у контрактах, створити документообіг з клієнтами та командою. Ви дізнаєтеся, які пункти повинні бути у договорі для кожної моделі надання послуг, щоби комунікація з клієнтом була ефективною, а процес розробки — передбачуваним.

Аутсорс та аутстаф: різниця

Аутстаф та аутсорс — це бізнес-моделі організації роботи IT-команд. Різниця полягає у розподілі відповідальності: при аутсорсингу виконавець відповідає за результат, а при аутстафінгу замовник керує процесом і несе ризики виконання.

IT-компанія, що працює за моделлю аутстафінгу, підбирає команду за запитом замовника та передає її на визначений час. Така компанія не несе відповідальності за якість роботи IT-спеціалістів. Фактично, вона виконує функцію підбору кваліфікованих спеціалістів, бере на себе задачі з найму, онбордингу та адміністрування, а управління проєктом здійснює замовник. 

Серед переваг аутстафінгу:

• IT-компанія не несе відповідальності за результат розробки програмного забезпечення, так як процес виконання проєкту та якість роботи спеціалістів контролює замовник.
• Замовник самостійно організовує комунікацію між своїми співробітниками та спеціалістами, залученими за договором.
• Спеціалісти працюють у певному режимі, тому кількість робочих днів на тиждень та годин в день відома заздалегідь. У випадках перевищення ліміту робочого часу, замовник оплачує овертайми.
• Підвищується інвестиційна привабливість IT-компанії.

Недоліки:

• Високий ризик розкриття конфіденційної інформації.
• Вірогідність розголошення замовником суми рейтів спеціалістам.
• Ризик переманювання розробників.

Аутсорсингові послуги передбачають делегування всіх задач з розробки програмного продукту іншій компанії та дозволяє замовнику відмовитися від виконання непрофільних функцій та зосередитися на власному бізнесі. Замовник описує результат, який хоче отримати, а компанія-аутсорсер організовує роботу, щоб його досягти. Між замовником та аутсорсером укладається договір аутсорсингу.

Головні відмінності договорів:

Як правильно укласти договори для кожної з моделей, у чому відмінності документів?

Ефективний договір аутсорсингу повинен чітко визначати результат робіт, строки виконання та відповідальність сторін.

Тут ви знайдете опис основних розділів договорів з прикладами пунктів, зможете перевірити чи все правильно описано у ваших поточних документах та оцінити їх ефективність.

Предмет договору та постановка технічного завдання

У межах аутсорсингу ключовим є результат робіт, який деталізується у технічному завданні та додатках до договору.

За договором на аутсорсинг компанія надає аутсорсингові послуги з розробки програмного забезпечення, сервісного обслуговування, підтримки, UX/UI дизайну, створення контенту та SEO-просування. У пункті про предмет договору визначають всі напрямки роботи, а в технічних завданнях до договору описують конкретні задачі з детальним описом вимог до них.

Такий договір повинен визначати, за якими правилами діє аутсорсинг, включаючи порядок постановки та погодження технічних завдань, яке включає:

• опис проєкту та його цілей;
• технічні вимоги до програмного забезпечення та його модулів;
• функціональні вимоги до програмного забезпечення;
• вартість та процедуру здійснення розрахунків;
• строки реалізації;
• перелік додаткових послуг.

Звертайте увагу на деталізацію ТЗ, якщо працюєте відповідно до Fixed price системи.

Предметом договору аутстафінгу є підбір незалежних підрядників до команди замовника для виконання проєктів і надання послуг. У цьому випадку замовник надсилає запит на формування команди спеціалістів, у якому описує:

• посади спеціалістів;
• кваліфікаційні вимоги;
• функціональні обов’язки;
• графік роботи;
• кількість мінімальних робочих годин в день, тиждень, місяць;
• умови роботи у вихідні та святкові дні;
• білінговий період і рейти спеціалістів;
• ставка оплати овертаймів.

Зміна технічних завдань та заміна команди

Умови внесення змін до технічних завдань повинні бути визначені договором, оскільки вони впливають на обсяг робіт, строки та бюджет проєкту.

Договір аутсорсингу має містити правила зміни або відміни технічних завдань, що прямо визначають, за якими правилами діє аутсорсинг у процесі реалізації проєкту.

Замовник надсилає IT-компанії запит на зміну, який повинен містити:

• детальний опис додаткових робіт;
• передбачувану тривалість або граничний строк таких робіт;
• технічні специфікації;
• референси та інші деталі.

Після отримання запиту IT-компанія оцінює бюджет, кількість годин, необхідних для надання нових послуг, технології, задачі, ресурси та дедлайни.

У договорі аутсорсингу повинне бути застереження про те, що надання послуг за заявою на зміни оплачується замовником додатково.

Крім зміни, клієнт може зупинити виконання технічного завдання. У контракті повинно бути правило щодо попереднього інформування про припинення робіт.

Для договорів аутстафінгу важливо описати процедуру заміни членів команди.

Замовник може вимагати замінити команду або окремих спеціалістів, якщо вони:

• порушують дедлайни;
• порушують правила комунікації;
• пишуть код низької якості;
• демонструють недостатню компетентність.

Замовник повинен надати докази таких порушень.

Після отримання заяви IT-компанія:

• замінює члена команди у встановлений строк;
• або припиняє виконання відповідного ТЗ.

Надання матеріалів, доступів. Даунтайм

Даунтайм — це період простою, який виникає через затримки або дії замовника і впливає на строки або оплату робіт.

Час, коли команда не може надавати послуги через затримки зі сторони клієнта, вважається простоєм. Такі затримки включають ситуації, коли замовник:

• не надає доступ, матеріали та інформацію;
• не відповідає на запити;
• не оновлює завдання;
• порушує строки оплати.

Розділ про простій важливий для обох моделей: у першому випадку переносяться дедлайни, у другому — час простою оплачується.

Ціноутворення та процедура інвойсингу

Вартість послуг та порядок розрахунків визначаються умовами договору і залежать від обраної моделі співпраці між замовником та IT-компанією. Кінцева сума у договорі аутсорсингу нараховується відповідно до кількісних та якісних вимог до проєкту. Наприклад: враховується кількість витрачених годин, кваліфікація співробітників, цілі та функції програмного забезпечення.

У такому випадку договір аутсорсингу фіксує результат робіт або обсяг послуг, а оплата здійснюється відповідно до погоджених умов і досягнутих показників.

Кінцева сума у договорі аутстафінгу нараховується відповідно до кількості спеціалістів та витрачених ними робочих годин для виконання поставленого завдання. Наприклад: враховуються кількість співробітників, їх кваліфікаційний рівень, кількість відпрацьованих робочих годин.

Процедура інвойсингу для обох моделей схожа. Сторонам договору потрібно узгодити строки на прийняття результатів роботи та оплату інвойсів. Наприклад, замовник протягом 3 робочих днів з дати отримання інвойсу перевіряє і затверджує його, а протягом наступних 5 робочих днів — оплачує.

У договорах на аутсорсингові послуги доцільно окремо визначати порядок погодження інвойсів, строки оплати та наслідки їх порушення, що відповідає загальній контрактній практиці у сфері IT.

Для аутстафера важливо додати до договору пункт про право переглянути рейти членів команди, попередньо узгодивши такі зміни із замовником, наприклад за 60 днів.

Також у договорі варто передбачити порядок зміни ставок і повідомлення про такі зміни, щоб забезпечити прозорість розрахунків і уникнути спорів між сторонами.

Правки та фіксація багів

Порядок внесення правок і виправлення помилок визначається умовами договору та залежить від характеру змін — чи це усунення дефектів, чи додаткові роботи за запитом замовника.

Радимо встановити строк перевірки замовником функціональності продукту або його частин, наприклад 3 робочих дні з моменту передачі результатів наданих послуг.

Замовник може внести зміни до переданого об’єкту або його частини. Щоб розмежувати зміни, які вносяться безоплатно або підлягають оплаті, до контрактів наших клієнтів ми додаємо класифікацію правок.

Правки, які вносяться без додаткової оплати та стосуються невідповідності функціональних можливостей об’єкта або його частини технічним характеристикам, що зафіксовані у завданні. У такому випадку строк оплати інвойсу відновлюється з дати повторної передачі об’єкта або його частини на перевірку замовнику після внесення змін.

Правки, які стосуються додаткової роботи після запиту на зміни. У такому випадку замовник повинен оплатити інвойс.

У договорах на аутсорсингові послуги, зокрема коли укладається договір аутсорсингу, часто визначають гарантійний період як окрему умову відповідальності виконавця за результат робіт. Якщо замовник виявить помилки в роботі програмного забезпечення протягом певного строку з моменту повної оплати послуг, IT-компанія зобов’язана усунути недоліки за власний рахунок. Таке правило застосовується, якщо:

• баг не був і не міг бути виявленим на момент прийняття результатів послуг;
• помилка виникла через явну технічну помилку розробника при використанні певної технології;
• жодні треті особи не вносили змін до програмного коду.

Проте до помилок не відносяться:

• помилки, що виникають через суттєві дефекти у вихідних матеріалах або технічних специфікаціях клієнта;
• зміни, які вважаються додатковою роботою, а отже здійснюються за процедурою обробки запиту на зміни.

Обов’язок IT-компанії, яка надає персонал за моделлю аутстафінгу, усувати баги за власний рахунок залежить від рівня відповідальності, визначеного договором, і може відрізнятися від умов, які передбачає договір аутсорсингу. У контракті може бути дисклеймер, який встановлює, що кожен член команди несе особисту відповідальність за надані ним послуги, а IT-компанія не гарантує відсутності в послугах розробників дефектів та помилок. У такому випадку замовнику доведеться самостійно усувати дефекти.

Програмне забезпечення, створене в межах виконання договору, також охороняється Законом України «Про авторське право і суміжні права» як об’єкт авторського права, тому сторонам важливо окремо визначити порядок передачі майнових прав інтелектуальної власності на результат розробки.

Переманювання співробітників

Ризик переманювання спеціалістів залежить від моделі співпраці: при наданні аутсорсингових послуг команда зазвичай не взаємодіє напряму із замовником, тоді як у моделі залучення персоналу така взаємодія є постійною, що підвищує відповідні ризики.

ІТ-аутсорсинг має низький відсоток втрати розробників, оскільки працівники напряму не комунікують із замовником. У моделі аутстафінгу ризик значно вищий, оскільки команда напряму працює з замовником, отримує від нього завдання та спілкується з його співробітниками. Тому для аутстафера особливо важливо розробити розділ про непереманювання.

Пункт договору можна сформулювати так: протягом дії контракту та 12 місяців після його припинення замовнику заборонено переконувати співробітників, консультантів, підрядників та партнерів IT-компанії припинити з нею трудові або договірні відносини.

Конфіденційність

Захист конфіденційної інформації є обов’язковим елементом будь-яких відносин, пов’язаних із розробкою програмного забезпечення, незалежно від обраної моделі співпраці.

Крім гарантій стабільності команди, компаніям важливо запровадити режим конфіденційності. Як захистити конфіденційну інформацію читайте у статті про договір про нерозголошення для IT-компанії (NDA).

Висновки

На практиці компанії рідко використовують виключно одну модель співпраці, оскільки умови проєктів потребують гнучкого підходу до організації роботи та структури договорів.

IT-компаніям рідко підходять типові аутсорсингові та аутстафінгові договори, як правило бізнесу потрібна змішана модель, тому чіткі межі між аутсорсингом та аутстафінгом стираються.

Зокрема, договір аутсорсингу може доповнюватися окремими умовами, характерними для інших моделей, якщо це необхідно для реалізації проєкту та захисту інтересів сторін.

Наприклад, договір аутстафінгу, відповідно до якого IT-компанія пропонує замовнику гарантійний період для усунення багів, буде нетиповим рішенням. У такому випадку аутстаферу потрібні інші гарантії, наприклад детально описаний розділ про дебаг.

Нетипові умови контрактів дозволяють IT-компаніям брати в роботу довгострокові проєкти та закривати запити клієнтів, але потребують кастомізованого підходу. Не варто обмежуватися рамками тієї чи іншої моделі — головне узгодити інтереси клієнта та IT-компанії. З одного боку це клієнтоорієнтованість, а з іншого — захищені інтереси самого бізнесу.