Эта статья для сервисных IT-компаний, которые оказывают услуги разработки программных продуктов по модели аутсорсинга и аутстаффинга. Мы поможем разобраться в разнице моделей, как описать выбранную вами модель в договорах и создать документооборот с клиентами и командой компании. Вы узнаете какие пункты должны быть в договоре для каждой модели оказания услуг, чтобы коммуникация с клиентом была эффективной, а процесс разработки предсказуемым.
Аутстаффинг и аутсорсинг: разница бизнес-моделей
IT-компания аутстаффер подбирает команду по запросу заказчика и передает ее на определенное время для оказания услуг. Аутстаффер не несет ответственности за качество работы IT-специалистов. Фактически, IT-компания является агентством по подбору квалифицированных специалистов, берет на себя задачи по хайрингу, онбордингу, обучению команды, а менеджерированием проекта занимается сам заказчик. В этом случае заказчик и IT-компания заключают договор аутстаффинга.
Среди преимуществ аутстаффинга:
- IT-компания не несет ответственности за результат разработки программного обеспечения, так как процесс выполнения проекта и качество работы специалистов контролирует и менеджерирует заказчик.
- Заказчик самостоятельно организует коммуникацию между своими сотрудниками и специалистами, привлеченными по аутстаффинг договору.
- Специалисты работают в определенном режиме, а значит количество рабочих дней в неделю и часов в день известно заранее. В случаях превышения лимита рабочего времени, заказчик проводит оплату овертаймов.
- Повышается инвестиционная привлекательность IT-компании. Аутстаффинг позволяет увеличить доход за счет привлечения в компанию высококвалифицированных специалистов и заключать новые контракты.
Недостатки аутстаффинга:
- Высокий риск раскрытия конфиденциальной информации.
- Вероятность разглашения заказчиком суммы рейтов IT-специалистам аутстаффера.
- Прямой контакт заказчика со специалистами, повышает риск переманивания разработчиков и специалистов компании аутстаффера.
Аутсорсинг подразумевает передачу всех задач по разработке программного продукта другой компании и позволяет заказчику отказаться от выполнения непрофильных функций и сосредоточиться на своем бизнесе. Заказчик описывает результат, который хочет получить, а компания-аутсорсер организовывает работу, чтобы его достичь. Между заказчиком и аутсорсером заключается договор на разработку программного обеспечения.
Главные отличия договоров аутсорсинга и аутстаффинга
| Аутсорсинг | Аутстаффинг |
| Предмет договора | |
| Разработка программного обеспечения специалистами по запросу заказчика. | Предоставление команды или отдельных специалистов для оказания услуг заказчику. |
| Правила работы | |
| Компания разрабатывает программное обеспечение по запросу заказчика и получает плату за оказанные услуги. Команда проекта работает в режиме и по правилам, которые установил аутсорсер. | Команда аутстаффера работает по правилам заказчика. |
| Ответственность | |
| Компания несет ответственность за разработку программного обеспечения, качество конечного результата, дебаг, соответствие сроков выполнения задач, коммуникацию команды и заказчика. | Аутстаффер отвечает за подбор специалистов соответствующей квалификации по запросу заказчика, но не несет ответственность за разработку программного обеспечения, сроки и дебаг. |
Как правильно составить договора аутсорсинга и аутстаффинга, в чем разница документов?
Здесь вы найдете описание основных разделов договоров с примерами пунктов, сможете проверить все ли правильно описано в ваших текущих документах и насколько они эффективны.
Предмет договора и постановка технического задания
По договору на it аутсорсинг компания оказывает услуги разработки программного обеспечения, сервисного обслуживания, поддержки, UX/UI дизайна, создания контента и SEO-продвижения. В пункте о предмете договора определяют все направления работы, а в технических заданиях к договору описывают конкретные задачи с подробным описанием требований к ним. Для аутсорсинга важно установить правила постановки ТЗ. В первую очередь стоит зафиксировать требования к его содержанию. Техническое задание договора IT-аутсорсинга включает:
- описание проекта и его целей;
- технические требования к программному обеспечению и его модулям;
- функциональные требования к программному обеспечению;
- стоимость и порядок расчетов;
- сроки реализации;
- перечень дополнительных услуг.
Обращайте особое внимание на детализацию ТЗ, если работаете по Fixed price системе.
Предметом договора аутстаффинга является подбор независимых подрядчиков в команду заказчика, для выполнения проектов и оказания услуг. В этом случае заказчик направляет запрос на формирование команды специалистов, где описывает:
- должности специалистов;
- квалификационные требования;
- функциональные обязанности;
- график работы;
- количество минимальных рабочих часов в день, неделю, месяц.
- условия работы в выходные и праздничные дни;
- биллинговый период и рейты специалистов;
- ставка оплаты овертаймов.
Изменение технических заданий и замена команды
Договор на аутсорсинг ит-услуг должен включать правила изменения или отмены технических заданий.
Заказчик направляет IT-компании запрос на изменение, который должен содержать:
- подробное описание дополнительных работ;
- предполагаемую продолжительность или крайний срок таких работ;
- технические спецификации;
- референсы, если они необходимы, и другие детали.
После получения запроса на изменение ТЗ, IT-компания оценивает бюджет, количество часов необходимых на оказание новых услуг, используемые технологии, задачи и этапы, ресурсы, дедлайны и другие условия в зависимости от типа запроса на изменение. В договоре должна быть оговорка о том, что оказание услуг по заявке на изменение оплачивается заказчиком дополнительно.
Кроме изменений, клиент может остановить выполнение технического задания. В контракте должно быть правило о предварительном информировании о прекращении работ. После получения такого уведомления IT-компания сообщает заказчику в какой степени работа была завершена и передает существующий на тот момент продукт. Заказчик принимает и оплачивает фактически оказанные услуги. Также, IT-компания может прекратить действие технического задания или его части, если заказчик задерживает оплату по договору. Мы советуем прописать срок задержки, после истечения которого IT-компания прекращает выполнять задания, например 20 календарных дней. Такой алгоритм должен быть в каждом договоре, чтобы гарантировать прогнозируемую коммуникацию с клиентами и сохранять дедлайны всех специалистов.
Для аутстаффингового договора важно описать процедуру замены членов команды.
Заказчик может потребовать заменить проектную команду или отдельных разработчиков, если они выполняют работу ненадлежащим образом, а именно:
- нарушают дедлайны;
- нарушают правила коммуникации: не приходят на видеозвонки и брифинги;
- пишут код низкого качества;
- демонстрируют недостаточную компетентность и опыт для оказания услуг.
Заказчик должен предоставить доказательства нарушений, например скриншоты из мессенджеров, таск-трекеров, таск-менеджеров, репозиториев, платформ и других сервисов.
После получения заявки на замену, IT-компания:
- заменяет такого члена команды. Укажите срок замены, например в течение 30 календарных дней с момента получения уведомления.
- Расторгает ТЗ в течение 2 календарных дней с момента получения уведомления о замене.
Кроме заказчика, инициировать замену любого из членов проектной группы или привлекать на аутсорсинг стороннего специалиста может IT-компания, сообщив об этом заказчику. Такое условие нужно внедрить в договор, чтобы IT-компания могла обеспечить стабильность команды и выполнение задач в соответствии с дедлайнами.
Предоставление материалов, доступов. Даунтайм
Время, когда команда не может предоставлять услуги из-за задержек со стороны клиента, считается простоем. Такие задержки включат ситуации, когда заказчик:
- не предоставляет доступ, материалы и информацию;
- не отвечает на запросы и письма;
- не ставит или не обновляет задачи;
- нарушает сроки оплаты услуг.
Раздел про простой одинаково важен для аутсорсинговых и аутстаффинговых контрактов. В первом случае сдвигаются дедлайны на время задержки, во втором время простоя оплачивается по ставке проектной команды.
Ценообразование и процедура инвойсинга
Окончательная сумма в договоре IT-аутсорсинга начисляется согласно количественным и качественным требованиям к проекту. Например: учитывается количество потраченных часов, квалификация сотрудников, цели и функции программного обеспечения.
Окончательная сумма в договоре IT-аутстаффинга начисляется согласно количеству специалистов и потраченных ими рабочих часов для выполнения поставленной задачи. Например: учитывается количество сотрудников, их квалификационный уровень, количество отработанных рабочих часов.
Процедура инвойсинга для аутсорс и аутстаф модели схожая. Сторонам договора нужно согласовать сроки на принятие результатов работ и оплату инвойсов. Например, заказчик в течение 3 рабочих дней с даты получения инвойса проверяет и утверждает его, а в течение следующих 5 рабочих дней оплачивает.
Для аутстаффера важно добавить в договор пункт о праве пересмотреть рейты членов команды, предварительно согласовав такие изменения с заказчиком, например за 60 дней.
Правки и фиксация багов
Советуем установить срок проверки заказчиком функциональности продукта или его частей, например 3 рабочих дня с момента передачи результатов оказанных услуг.
Заказчик может внести изменения в переданный объект или его часть. Чтобы разграничить изменения, которые вносятся бесплатно или должны быть оплачены, в контракты наших клиентов мы добавляем классификацию правок.
- Правки, которые вносятся без дополнительной оплаты, и касаются несоответствия функциональных возможностей объекта или его части техническим характеристикам, зафиксированным в техническом задании. В таком случае, срок оплаты инвойса возобновляется с даты повторной передачи объекта или его части на проверку заказчику, после внесения изменений.
- Правки, которые касаются дополнительной работы после запроса на изменение. В таком случае заказчик обязан оплатить инвойс.
В аутсорсинговых контрактах часто прописывают гарантийный период. Если заказчик обнаружит ошибки в работе программного обеспечения в течение определенного срока с момента полной оплаты услуг, IT-компания обязана устранить недостатки за свой счет. Такое правило применяется, если:
- баг не был и не мог быть выявлен на момент принятия результатов услуг;
- ошибка возникла из-за явной технической ошибки разработчика при использовании определенной технологии;
- никакие третьи лица не вносили изменений в программный код.
В тоже время к ошибкам не относятся:
- ошибки, возникающие из-за существенных дефектов в исходных материалах или технических спецификациях клиента;
- изменения, которые считаются дополнительной работой, а значит проводятся по процедуре обработки запроса на изменение.
Обязанность IT-компании аутстаффера устранять баги за свой счет зависит от уровня ответственности за результат работы команды. В контракте может быть дисклеймер, который установит, что каждый член команды несет персональную ответственность за предоставленные им услуги, а IT-компания не гарантирует отсутствия в услугах разработчиков дефектов и ошибок. В таком случае заказчику придется самостоятельно устранять дефекты.
Переманивание сотрудников
ІТ-аутсорсинг имеет низкий процент потери разработчиков, так как сотрудники напрямую не коммуницируют с заказчиком. У аутстаффинга риск значительно выше, так как команда напрямую работает с заказчиком, получает от него задания и общается с его сотрудниками. Поэтому для аутстаффера особенно важно разработать раздел о непереманивании. Пункт договора можно сформулировать так: в течение действия договора и 12 месяцев после его расторжения, заказчику запрещено убеждать сотрудников, консультантов, подрядчиков и партнеров IT-компании прекратить с ней трудовые или договорные отношения.
Кроме гарантий стабильности команды, компаниям важно внедрить режим конфиденциальности. Как защитить конфиденциальную информацию читайте в статье про договор о неразглашении для IT компании (NDA).
IT-компаниям редко подходят типовые аутсорсинговый или аутстаффинговый договоры, как правило бизнесу нужна смешанная модель, и четкие границы между аутсорсингом и аутстаффингом стираются. Например, договор аутстаффинга, по которому IT-компания предлагает заказчику гарантийный период для устранения багов, будет нетипичным решением. В этом случае аутстафферу нужны другие гарантии, например подробно описанный раздел про дебаг. Нетипичные условия договоров позволяют IT-компаниям брать в работу долгосрочные проекты и закрывать запросы клиентов, но требуют кастомизированный подход. Не стоит ограничиваться рамками той, или другой модели, главное согласовать интересы клиента и IT-компании. С одной стороны это клиентоориентированность, а с другой защищенные интересы самого бизнеса.
