Договор аутсорсинга и аутстаффинга: что общего и чем отличаются

Эта статья для сервисных IT-компаний, предоставляющих услуги разработки программных продуктов по модели аутсорсинга и аутстаффинга. 

Аутсорсинг — это модель сотрудничества, при которой компания-заказчик передает часть своих функций внешнему подрядчику, который отвечает за результат; это делегирование задач с фокусом на конечный продукт и ответственность исполнителя. Различные виды аутсорсинга предполагают разный уровень ответственности исполнителя, поэтому условия договора и порядок предоставления услуг должны быть адаптированы к конкретной модели сотрудничества. 

Аутстаффинг — это модель, при которой компания-заказчик привлекает внешних специалистов в свою команду, однако самостоятельно управляет их работой и отвечает за результат выполнения задач. 

Мы поможем разобраться, по каким правилам работает аутсорсинг, в отличиях моделей, в том как описать их в контрактах, выстроить документооборот с клиентами и командой. Вы узнаете, какие пункты должны быть в каждом договоре для каждой модели предоставления услуг, чтобы коммуникация с клиентом была эффективной, а процесс разработки — предсказуемым. 

Аутсорс и аутстаф: разница

Аутстаф и аутсорс — это бизнес-модели организации работы IT-команд. Разница заключается в распределении ответственности: при аутсорсе исполнитель отвечает за результат, а при аутстаффинге заказчик управляет процессом и несет риски исполнения. 

IT-компания, работающая по модели аутстаффинга, подбирает команду по запросу заказчика и передает ее на определенный срок. Такая компания не несет ответственности за качество работы IT-специалистов. Фактически, она выполняет функцию подбора квалифицированных специалистов, берет на себя задачи по найму, онбордингу и администрированию, а управление проектом осуществляет заказчик.

Среди преимуществ аутстаффинга: 

• IT-компания не несет ответственности за результат разработки программного обеспечения, так как процесс выполнения проекта и качество работы специалистов контролирует заказчик. 
• Заказчик самостоятельно организует коммуникацию между своими сотрудниками и специалистами, привлеченными по договору. 
• Специалисты работают в определенном режиме, поэтому количество рабочих дней в неделю и часов в день известно заранее.
• Повышается инвестиционная привлекательность IT-компании.

Недостатки:

• Высокий риск раскрытия конфиденциальной информации. 
• Вероятность разглашения заказчиком суммы рейтов специалистам. 
• Риск переманивания разработчиков. 

Аутсорсинговые услуги предполагают делегирование всех задач по разработке программного продукта другой компании и позволяют заказчику отказаться от выполнения непрофильных функций и сосредоточиться на собственном бизнесе. Заказчик описывает результат, который хочет получить, а компания-аутсорсер организует работу для его достижения. Между заказчиком и аутсорсером заключается договор аутсорсинга.  

Главные отличия договоров:

Как правильно заключить договоры для каждой из моделей, в чем отличия документов? 

Эффективный договор аутсорсинга должен четко определять результат работ, сроки выполнения и ответственность сторон. 

Здесь вы найдете описание основных разделов договоров с примерами пунктов, сможете проверить, все ли правильно описано в ваших текущих документах, и оценить их эффективность. 

Предмет договора и постановка технического задания 

В рамках аутсорсинга ключевым является результат работ, который детализируется в техническом задании и приложениях к договору. 

По договору на аутсорсинг компания предоставляет аутсорсинговые услуги по разработке программного обеспечения, сервисному обслуживанию, поддержке, UX/UI дизайну, созданию контента и SEO-продвижению. В пункте о предмете договора определяют все направления работы, а в технических заданиях к договору описывают конкретные задачи с детальным описанием требований к ним. 

Такой договор должен определять, по каким правилам действует аутсорсинг, включая процедуру постановки и согласования технических заданий, которое включает: 

• описание проекта и его целей;
• технические требования к программному обеспечению и его модулям; 
• функциональные требования к программному обеспечению; 
• стоимость и процедуру осуществления расчетов;
• сроки реализации;
• перечень дополнительных услуг. 

Обращайте внимание на детализацию ТЗ, если работаете в соответствии с системой Fixed price.

Предметом договора аутстаффинга является подбор независимых подрядчиков в команду заказчика для выполнения проектов и предоставления услуг. В этом случае заказчик направляет запрос на формирование команды специалистов, в котором описывает: 

• должности специалистов; 
• квалификационные требования; 
• функциональные обязанности; 
• график работы;
• количество минимальных рабочих часов в день, неделю, месяц; 
• условия работы в выходные и праздничные дни; 
• биллинговый период и рейты специалистов; 
• ставку оплаты овертаймов.

Изменение технических заданий и замена команды 

Условия внесения изменений в технические задания должны быть определены договором, поскольку они влияют на объем работ, сроки и бюджет проекта.

Договор аутсорсинга должен содержать правила изменения или отмены технических заданий, прямо определяющие, по каким правилам действует аутсорсинг в процессе реализации проекта. 

Заказчик направляет IT-компании запрос на изменение, который должен содержать:  

• детальное описание дополнительных работ;
• предполагаемую продолжительность или предельный срок таких работ; 
• технические спецификации; 
• референсы и прочие детали. 

После получения запроса IT-компания оценивает бюджет, количество часов, необходимых для предоставления новых услуг, технологии, задачи, ресурсы и дедлайны. 

В договоре аутсорсинга должна быть оговорка о том, что предоставление услуг по заявке на изменения оплачивается заказчиком дополнительно. 

Помимо изменения, клиент может приостановить выполнение технического задания. В контракте должно быть правило о предварительном уведомлении о прекращении работ.  

Для договоров аутстаффинга важно описать процедуру замены членов команды. 

Заказчик может потребовать заменить команду или отдельных специалистов, если они: 

• нарушают дедлайны;
• нарушают правила коммуникации;
• пишут код низкого качества;
• демонстрируют недостаточную компетентность. 

Заказчик должен предоставить доказательства таких нарушений. 

После получения заявления IT-компания:

• заменяет члена команды в установленный срок;
• или прекращает выполнение соответствующего ТЗ. 

Предоставление материалов, доступов. Даунтайм

Даунтайм — это период простоя, возникающего из-за задержек или действий заказчика и влияющего на сроки или оплату работ. 

Время, когда команда не может предоставлять услуги из-за задержек со стороны клиента, считается простоем. Такие задержки включают ситуации, когда заказчик: 

• не предоставляет доступ, материалы и информацию;
• не отвечает на запросы;
• не обновляет задания;
• нарушает сроки оплаты. 

Раздел о простое важен для обеих моделей: в первом случае переносятся дедлайны, во втором — время простоя оплачивается. 

Ценообразование и процедура инвойсинга

Стоимость услуг и процедура расчетов определяются условиями договора и зависят от выбранной модели сотрудничества между заказчиком и IT-компанией. Итоговая сумма в договоре аутсорсинга начисляется в соответствии с количественными и качественными требованиями к проекту. Например: учитывается количество затраченных часов, квалификация сотрудников, цели и функции программного обеспечения.  

В таком случае договор аутсорсинга фиксирует результат работ или объем услуг, а оплата осуществляется в соответствии с согласованными условиями и достигнутыми показателями. 

Итоговая сумма в договоре аутстаффинга начисляется в соответствии с количеством специалистов и затраченными или рабочими часами для выполнения поставленной задачи. Например: учитываются количество сотрудников, их квалификационный уровень, количество отработанных рабочих часов.  

Процедура инвойсинга для обеих моделей похожа. Сторонам договора необходимо согласовать сроки на принятие результатов работы и оплату инвойсов. Например, заказчик в течении 3 рабочих дней с даты получения инвойса проверяет и утверждает его, а в течении следующих 5 рабочих дней  — оплачивает.

В договорах на аутсорсинговые услуги целесообразно отдельно определять процедуру согласования инвойсов, сроки оплаты и последствия их нарушения, что соответствует общей контрактной практике в сфере IT.

Для аутстаффера важно добавить в договор пункт о праве пересмотреть рейты членов команды, предварительно согласовав такие изменения с заказчиком, например за 60 дней. 

Также в договоре стоит предусмотреть процедуру изменения ставок и уведомления об этих изменениях, чтобы обеспечить прозрачность расчетов и избежать споров между сторонами. 

Правки и фиксация багов 

Процедура внесения правок и исправления ошибок определяются условиями договора и зависит от характера изменений — будь то устранение дефектов или дополнительные работы по запросу заказчика. 

Рекомендуем установить срок проверки заказчиком функциональности продукта или его частей, например 3 рабочих дня с момента передачи результатов предоставленных услуг.  

Заказчик может вносить изменения в переданный объект или его части. Чтобы разграничить изменения, вносимые безвозмездно или подлежащие оплате, в контракты наших клиентов мы добавляем классификацию правок. 

Правки, которые вносятся без дополнительной оплаты и касаются несоответствия функциональных возможностей объекта или его части техническим характеристикам, зафиксированным в задании. В таком случае срок оплаты инвойса возобновляется с даты повторной передачи объекта или его части на проверку заказчику после внесения изменений. 

Правки, касающиеся дополнительной работы после запроса на изменения. В таком случае заказчик должен оплатить инвойс. 

В договорах на аутсорсинговые услуги, в частности когда заключается договор аутсорсинга, нередко определяют гарантийный период как отдельное условие ответственности исполнителя за результат работ. Если заказчик обнаружит ошибки в работе программного обеспечения в течении определенного срока с момента полной оплаты услуг, IT-компания обязана устранить недостатки за свой счет. Такое правило применяется, если: 

• баг не был и не мог быть выявлен на момент принятия результатов услуг;
• ошибка возникла из-за явной технической ошибки разработчика при использовании определенной технологии; 
• никакие третьи лица не вносили изменений в программный код. 

В то же время к ошибкам не относятся:

• ошибки, возникающие из-за существенных дефектов в исходных материалах или технических спецификациях клиента; 
• изменения, которые считаются дополнительной работой и, следовательно, осуществляются по процедуре обработки запроса на изменения. 

Обязанность IT-компании, предоставляющей персонал по модели аутстаффинга, устранять баги за собственный счет зависит от уровня ответственности, определенного договором, и может отличаться от условий, которые предусматривает договор аутсорсинга. В контракте может быть дисклеймер, устанавливающий, что каждый член команды несет личную ответственность за предоставленные им услуги, а IT-компания не гарантирует отсутствия в услугах разработчиков дефектов и ошибок. В таком случае заказчику придется самостоятельно устранять дефекты. 

Программное обеспечение, созданное в рамках исполнения договора, также охраняется Законом Украины «Об авторском праве и смежных правах» как объект авторского права, поэтому сторонам важно определить процедуру передачи имущественных прав интеллектуальной собственности на результат разработки.

Переманивание сотрудников 

Риск переманивания специалистов зависит от модели сотрудничества: при предоставлении аутсорсинговых услуг команда, как правило, не взаимодействует напрямую с заказчиком, тогда как в модели привлечения персонала такое взаимодействие является постоянным, что повышает соответствующие риски.

ІТ-аутсорсинг имеет низкий процент потери разработчиков, поскольку сотрудники напрямую не коммуницируют с заказчиком. В модели аутстаффинга риск значительно выше, так как команда напрямую работает с заказчиком, получает от него задания и общается с его сотрудниками. Поэтому для аутстаффера особенно важно проработать раздел о непереманивании. 

Пункт договора можно сформулировать так: в течении действия контракта и 12 месяцев после его прекращения заказчику запрещается убеждать сотрудников, консультантов, подрядчиков и партнеров IT-компании прекратить с ней трудовые или договорные отношения.  

Конфиденциальность 

Защита конфиденциальной информации является обязательным элементом любых отношений, связанных с разработкой программного обеспечения, независимо от выбранной модели сотрудничества. 

Помимо гарантий стабильности команды, компаниям важно ввести режим конфиденциальности. Как защитить конфиденциальную информацию читайте в статье о договоре о неразглашении для IT-компании (NDA).

Выводы

На практике компании редко используют исключительно одну модель сотрудничества, поскольку условия проектов требуют гибкого подхода к организации работы и структуре договоров.

IT-компаниям редко подходят типовые аутсорсинговые и аутстаффинговые договоры, как правило, бизнесу нужна смешанная модель, поэтому четкие границы между аутсорсингом и аутстаффингом стираются. 

В частности, договор аутсорсинга может дополняться отдельными условиями, характерными для других моделей, если это необходимо для реализации проекта и защиты интересов сторон. 

Например, договор аутстаффинга, по которому IT-компания предлагает заказчику гарантийный период для устранения багов, будет нетипичным решением. В таком случае аутстафферу нужны иные гарантии, например детально описанный раздел о дебаггинге.

Нетипичные условия контрактов позволяют IT-компаниям брать в работу долгосрочные проекты и закрывать запросы клиентов, однако требуют кастомизированного подхода. Не стоит ограничиваться рамками той или иной модели — главное согласовать интересы клиента и IT-компании. С одной стороны, это клиентоориентированность, а с другой — защищенные интересы самого бизнеса.