Компании, которым нужны квалифицированные специалисты, выбирают из трех вариантов:
- найти мидла или сеньора на рынке среди тех, кто ищет работу;
- взять в штат джуна и вырастить до нужного уровня;
- привлечь IT-специалиста по договору на аутстаффинг персонала.
В статье обсудим последний путь. Выделенная команда может полность заменить штат, или работает с внутренней командой клиента. Разберем риски outstaffing бизнес-модели и договора аренды сотрудников. Также юристы называют такой документ Dedicated Team контрактом.
Что такое аутстаффинг?
Аутстаффинг — это формат работы для бизнеса, который не хочет искать специалистов, организовывать работу и заниматься их мотивацией. За них это делает IT компания-посредник. Ее задачи хайринг, онбординг и контроль работы команды. Кроме этого, она берет на себя все юридические формальности: подписывает договора с командой, организовывает коворкинги и следит за уплатой налогов. Объем ответственности зависит от условий договора между заказчиком и аутстаффинговой IT-компанией.
10 обязательных условий в договоре аутстаффинга
Договор помогает минимизировать риски аутстаффинга: овертаймы, замены, простой команды, переманивание сотрудников и задолженность по оплате. Ниже обсудим каждый аспект отдельно.
Запрос на проектную команду
Перед стартом работы зафиксируйте договоренности о характере работы, периоде оказания услуг, составе проектной команды и требованиям к квалификации каждого из IT-специалистов. Запрос расписывают в Statement of Work (SoW). Нашим клиентам IT юристы Stalirov&Co предлагают добавить такие пункты в SoW:
- имя специалиста.
- Услуга: разработка ПО, тестирование, дизайн, бизнес-анализ или управление проектом.
- Назначение и квалификация. Например, Middle Full Stack NET Developer или Senior Business Analyst.
- Стоимость работы специалиста в час.
- Расчетный период и нагрузка каждого разработчика. Зафиксируйте с какой даты начинается работа, в каком режиме: full/part-time, количество дней в неделю и часов в день.
Чтобы придать SoW обязательную юридическую силу, в тексте договора напишите, что SoW — это часть Dedicated Team контракта.
Стоимость услуг проектной команды
В первую очередь выбираем систему оплаты: Fixed price или Time&Material. Чаще в outstaffing модели встречается второй вариант.
Кроме этого, в разделе с терминами нужно дать определение Time&Material. Например, порядок, согласно которому заказчик проводит оплату из расчета стоимости работы специалиста за час.
Следующий шаг - выбор вида расчетов: предоплата, частичная оплата или постоплата. Конечно IT-компаниям выгоднее работать по предоплате, а оплату овертаймов включать в счет за следующий месяц. Если же сотрудничество прекращается, IT-компания выставляет дополнительный счет. Обязательно предусмотрите такую возможность: сверхурочная работа оплачивается заказчиком на основе фактически затраченного времени, и рассчитывается на основе почасовой стоимости услуг.
Оплату проводят на основании инвойса. В договоре важно зафиксировать порядок расчетов. Каждый инвойс должен включать:
- информацию о стоимости и времени оказания услуг проектной командой;
- информацию об оплате овертаймов и дополнительных запросов заказчика.
Установите срок для оплаты. Например, клиент оплачивает счет в полном объеме в течение 5 рабочих дней после его получения.
Еще 3 финансовые гарантии, которые должны быть в документе
- Возможность пересмотреть рейт специалиста. Сформулировать пункт можно так: IT-компания оставляет за собой право изменить стоимость почасовых ставок предварительно сообщив об этом клиенту за 60 дней, или в любое время для нового ТЗ. Это гарантия на случай, если нужно будет заменить разработчика, а рейт нового выше.
- Стоимость работы по новых заданиям обсуждается отдельно. Такой пункт нужен на случай обновления команды под новые направления работы.
- Расходы на ПО, контент и другие материалы, купленные по поручению клиента, оплачиваются дополнительно.
Давайте не забывать про гарантии для заказчика. Например, укажите, что стоимость оплаченных, но не оказанных услуг, включаются в счет на следующий месяц и уменьшается на соответствующую сумму.
Простой команды
Нужно определить что такое простой.
Сформулировать перечень можно так.
- Нет доступов, материалов и информации для работы команды.
- Нет ответа на запросы и письма.
- Клиент не ставит или не обновляет задачи.
- Инвойс не оплачен вовремя.
Важно предусмотреть, что в первых трех случаях работа команды оплачивается по оговоренным в SoW рейтам несмотря на простой. Для четвертого случая должен быть детальный алгоритм действий. В первую очередь IT-компания может приостановить работу команды и предоставить дополнительный срок. Такое время считается простоем. Если заказчик не оплатит инвойс в течении дополнительного времени, IT-компания может разорвать договор, отозвать команду и выставить окончательный инвойс с учетом выполненной работы и оплаты за все время простоя.
Замена IT-специалиста
Замену может инициировать как IT-компания, так и клиент. Для каждого случая нужно закрепить свои основания. Для заказчика это ненадлежащее выполнение работы:
- нарушение дедлайнов;
- нарушение правил коммуникации: неявка на видеозвонки, брифинги;
- недостаточная компетентность и опыт для оказания услуг;
- низкое качество результатов работы.
Но основание нужно доказать. Например, приложить к заявке на замену скриншоты средств связи, репозиториев, тайм-трекеров, таск-менеджеров, CRM-систем и других источников.
IT-компания может заменить специалиста:
- если он заболеет;
- на время отпуска;
- на время тяжелых семейных обстоятельств;
- в связи с призывом или военной мобилизацией;
- и другими ситуациями, в которых невозможно качественно предоставлять услуги.
Дисклеймеры
Аутстаффинг отличается от аутсорса объемом ответственности IT-компании. В такой модели сотрудничества заказчик несет ответственность за постановку задач, мониторинг и принятие результатов. Убытки, которые возникают из-за низкого уровня контроля, возлагаются на заказчика. С другой стороны, компенсировать убытки из-за нарушения командой правил работы придется IT-компании. Например, установка вредоносного ПО, слив конфиденциальной информации и другие инциденты.
Дисклеймер может быть строгим. Тогда IT-компания не несет ответственность даже за критические ошибки специалистов. Тогда время устранения дебага оплачивается по стандартному рейту. Если компания не пропишет такое правило в договоре, придется столкнуться с конфликтами из-за ненадлежащей работы команды.
В одном из кейсов, разработчик не смог интегрировать платежную систему Stripe для интернет-магазина. Тогда аутстаффинговая IT-компания провела замену специалиста. Но и новый разработчик с задачей не справился. Более того, он нарушил дедлайны и затер код, который писали до него. Из-за сложившейся ситуации заказчик отказался оплатить работу специалиста. В договоре был предусмотрен менее строгий дисклеймер. По нему IT-компания несет ответственность за баги, если клиент докажет вину разработчика. В этом случае заказчик смог обосновать критичность ошибок и отсутствие квалификации специалиста. Поэтому инвойс так и не был оплачен.
Переход прав интеллектуальной собственности
Для аутстаффинговой модели подходит принцип “work for hire”. В этом случае права интеллектуальной собственности возникают сразу у заказчика. Но прежде чем добавлять пункт в контракт, нужно ознакомится с законами в стране заказчика. Может случится так, что “work for hire” противоречит их праву. Как, например, в Украине.
“Work for hire” подходит тем, кто работает по предоплате. Нет риска, что права на объекты интеллектуальной собственности переходят к заказчику, а инвойс так и останется неоплаченным. Если же компания выбрала постоплату, обязательно напишите, что заказчик становится владельцем софта, дизайна, технических заданий, базы данных, результатов маркетинговых исследований и других объектов только после полной оплаты услуг команды.
Конфиденциальность
Первый шаг - определить какая информация считается конфиденциальной. Например, финансовые, бухгалтерские или маркетинговые отчеты, клиентские контракты. А также условия, схемы, блок-схемы, планы проектов, документация, конфигурации программного и аппаратного обеспечения, бизнес-процессы, бизнес-планы, анализы, прогнозы, коммерческая тайна и ноу-хау.
Чтобы внести кейс в портфолио, укажите, что объем и описание услуг, имя и логотип заказчика, название проекта не являются конфиденциальной информацией.
Дальше определите срок, в течение которого информацию нужно хранить в строгой конфиденциальности. Как правило это время действия контракта и 12 месяцев после его завершения.
Непереманивание и неконкуренция
В течение действия договора и 12 месяцев после заказчику запрещено убеждать сотрудников, консультантов, подрядчиков, заказчиков или партнеров IT-компании прекратить сотрудничество с ней и предлагать им более выгодные условия.
В договор добавляем отдельные пункты с запретом разглашать конфиденциальную информацию, создавать конкурирующие продукты и переманивать сотрудников и клиентов. Но детализируем положения в отдельных соглашениях: NDA, NCA и NSA.
В одном из наших кейсов IT-компания узнала, что заказчик из Израиля направил оффер PM. Позже клиент прекратил сотрудничество с IT-компанией, и заключил контракт на прямую с PM. Такие действия запрещены договором. IT-юристы доказали нарушение с помощью переписки PM с заказчиком. На корпоративной почте сохранилось сообщение с предложением о работе. Иллинойский суд принял решение о компенсации в размере 150 000 $ США в пользу IT-компании.
Разрешение споров
Мы советуем закрепить 3 стадии разрешения конфликтов.
- Переговоры.
60% конфликтов, с которыми сталкиваются клиенты нашей компании, решаются с помощью досудебного урегулирования споров. Поэтому, предлагаем сделать стадию переговоров обязательной. Стороны обмениваются четко сформулированными и обоснованными претензиями, предлагают свое решение конфликта. К претензии прилагаются доказательства нарушений: электронная переписка, скриншоты из мессенджеров, репозиториев, таск-менеджеров, CRM-систем. Ответ на претензию направляется в течении 10 дней. Если же ответа нет, условия считаются принятыми.
- Медиация.
По обоюдному решению стороны привлекают независимого медиатора. Преимущество такого пути разрешения спора в оперативности и конфиденциальности. Услуги медиатора оплачиваются 50/50. По опыту наших клиентов, которые привлекали медиатора, разрешение стопа будет стоить от 3000 до 10000$.
- Арбитраж.
Важно зафиксировать по праву какой страны арбитраж будет рассматривать спор. Например, Международный коммерческий арбитражный суд при Торгово-промышленной палате Украины или Лондонский международный арбитражный суд (LCIA) по праву Англии.
IT-компания, которая планирует рассматривать спор в арбитраже, должна быть готова к значительным финансовым затратам. Например, за разрешение спора в LCIA на сумму до 500 000 EUR придется оплатить:
- регистрационный взнос 1950 GBP;
- затраты на потраченное время секретариатом и членами LCIA - от 300 до 500 GBP/час.
- общие накладные расходы LCIA в размере до 5% от суммы вознаграждения.
Расчет гонораров арбитров по почасовой ставке - основной недостаток LCIA. Поэтому, прежде чем начинать процесс, нужно взвесить все за и против. Процесс в LCIA обходился нашим клиентам до 100 000 GBP. Приблизительно 30% от суммы иска уходит на процессуальные издержки. Это значительная сумма, поэтому IT-юристы Stalirov&Co предлагают клиентам начинать разрешение конфликтов с переговоров и медиации.
Расторжение договора
Стороны вправе расторгнуть контракт по обоюдному согласию или в одностороннем порядке, предварительно сообщив об этом за 60 дней. Отдельный срок определяют для расторжения SOW. Например, 30 дней. Но, есть основания для расторжения в ускоренные сроки. Когда замена специалиста невозможна, или работа команды не удовлетворяет требования заказчика.
Пункт в договоре можно сформулировать так.
Такое же право должно быть у IT-компании.
В последнем случае советуем добавить положение о возврате клиенту аванса, чтобы контракт включал гарантии не только для IT-компании, но и заказчика.
Еще одна причина расторгнуть договор преждевременно - неуплата по инвойсу. Обязательно предусмотрите такой пункт в тексте соглашения.
Как оформить отношения между IT-компанией и специалистом?
У аутстаффинговой компании должны быть юридические договоренности не только с клиентами, но и членами команды. В таких отношениях IT-компания выступает работодателем. Роль трудового договора при аутстаффинге выполняет договор на создание программного продукта с девелоперами. Здесь найдете советы по составлению контрактов с командой.