Представьте, что заказчики вовремя обновляют технические задания, присылают материалы, отвечают на запросы и оплачивают работу. Добиться такого результата можно с помощью детально проработанного договора разработки программного обеспечения. Документ фиксирует правила коммуникации, обязанности каждой стороны и делает процесс разработки предсказуемым.
Зачем IT-компаниям разрабатывать и подписывать договоры на разработку ПО с клиентами?
Существует как минимум 3 причины по которым вашей компании нужно подписывать договор на разработку ПО с клиентами.
1. Пройти банковский compliance и подать отчетность в налоговую и органы финансового мониторинга
Когда IT-компания получает международный денежный перевод на банковский счет от заказчиков, банк может попросить подтвердить легальность происхождения средств. Для этого подают договор на разработку программного обеспечения. Банк анализирует 3 пункта в документе: предмет, цена и стороны.
Например, в большинстве украинских банков, если сумма платежа превышает 150 000 грн, начинается усиленный банковский контроль. Это значит, что банк запросит договор, и если его не подать, может заблокировать счет IT-компании. Чтобы не пришлось “переезжать” в другой банк и замораживать на это время движение денег по счетам, детально опишите продукт, который разрабатываете для заказчика. Так будет проще доказать, за что компания получает деньги. Если этого не сделать, IT-компанию ждут расторжение договора с текущим банком и перевод денег на счет в другом банке.
Договор на разработку программы — это подтверждение источника дохода. Когда сумма платежа по контракту больше 400 000 грн, начинается государственный финансовый мониторинг. Контролирующий орган анализирует откуда пришла сумма, платит ли заказчик налоги и другие аспекты.
2. Определить список услуг, которые предоставляются заказчику
Предмет договора нужно прописать так, чтобы он соответствовал международным требованиям и признавался в стране, в которой предоставляются услуги. Например, в США вас не поймут, если в договоре будет написано “услуги креативного директора”. Поэтому выбирайте универсальные названия для типов услуг.
Кроме этого, не стоит размывать предмет договора общими формулировками. Опишите услуги или продукт, который разрабатываете, согласно международным видам деятельности в сфере IT. Например, software development.
3. Определить правила менеджерирования проекта
Чтобы процесс разработки был предсказуемым, а коммуникация с клиентом комфортной, каждая сторона должна понимать зону своей ответственности и обязанности. Для этого договор должен отвечать на вопросы:
- Как, где и кто ставит задачи?
- Кто может отменить или внести изменения в технические задания? Какой алгоритм действий для этого?
- Кто принимает окончательное решение по результатам работы?
- Кто проводит тестирование? Как долго оно длится и как оплачивается?
Отсутствие эффективной коммуникации IT-компании с клиентами приводит к финансовым потерям. Так случилось у американской компании по прокату автомобилей Hertz и IT-компании Accenture. Hertz подала иск в суд с требованием выплатить 32 млн. долларов США потому что Accenture не смогли реализовать проект редизайна веб-сайта и мобильных приложений. SVP по маркетингу компании Hertz признает, что компания-заказчик не принимала активного участия в проекте. По ее словам, распространенной ошибкой является то, что заказчик бездельничает и позволяет IT-компании принимать решения самостоятельно, предполагая, что все будет хорошо. Чтобы избежать конфликтов, в договоре на разработку ПО нужно установить обязанность заказчика участвовать в разработке продукта, вовремя присылать материалы, давать фидбек, ставить и обновлять технические задания.
Ключевые пункты договора на создание программного обеспечения
В IT-сфере не прижилась практика разработки договора под каждого клиента, поэтому IT-юристы разрабатывают универсальный темплейт, а детали каждого отдельного проекта, или его стадий, описываются в технических заданиях. В этой статье наши юристы рассказали какие пункты должны быть в договоре, чтобы защитить бизнес-интересы IT-компании, и как их составить.
Предмет договора: какие услуги оказывает IT-компания?
В этом разделе договора нужно определить какие услуги предоставляет IT-компания, например, услуги по разработке программного обеспечения и его сервисному обслуживанию, или по UX/UI дизайну. Детали проекта или его отдельных стадий описывают в технических заданиях (ТЗ). С помощью ТЗ стороны определяют желаемый результат и устанавливают скоуп работ.
В договоре советуем описать как формируется техническое задание:
- В какой форме?
- Что содержит?
- Можно ли изменить и в течение какого времени нужно предупредить об этом?
Правила изменений ТЗ важно описать в договоре. Заказчик может направить запрос на изменения, в котором опишет дополнительные работы и определит дедлайны. К запросу прилагаются технические спецификации, референсы и другие детали дополнительных работ. Услуги по заявке на изменение заново оцениваются и оплачиваются заказчиком дополнительно. IT-компания рассчитывает бюджет, дату поставки продукта, количество часов на оказание услуг, продолжительность предоставления услуг, используемую технологию, задачи и этапы, ресурсы и другие условия.
В договоре на разработку ПО можно установить срок, в течение которого IT-компания оценит изменения, а заказчик утвердит обновленное ТЗ. Например, IT-компания проводит оценку в течение 10 рабочих дней с даты получения запроса, а заказчик должен утвердить новое ТЗ в течение 5 дней с момента получения оценочной таблицы. Согласованные изменения фиксируются в новом ТЗ, которое подписывается сторонами.
Относитесь к подписанию ТЗ со всей серьезностью, чтобы в случае конфликта иметь возможность взыскать задолженность с заказчика. Только подробные и подписанные ТЗ могут использоваться в суде как доказательства, если клиент отказывается оплатить оказанные услуги. Такой спор слушался в Делавэрском окружном суде США. IT-компания CIGNEX подала иск против клиента, который отказался платить более $350 000 за оказанные услуги по пяти запросам на изменение. Три из них были подписаны сторонами и устанавливали этапы проекта, необходимое время на каждый этап, а также почасовые ставки разработчиков. Два других запроса на изменение не были согласованы и оформлены в письменной форме, поэтому суд принял решение о взыскании долга только по трем запросам на изменение. Это означает, что даже небольшие изменения нужно фиксировать в новых ТЗ и подписывать, чтобы обязать клиента оплатить всю работу команды.
Порядок оплаты: когда и сколько платить?
Оплата производится на основании инвойса к международному контракту, или акта к украинскому контракту. Цена по виду работы указывается в техническом задании.
В договоре на разработку программного обеспечения стороны определяют процедуру оплаты и отвечают на вопросы:
- Как часто выставляются инвойсы?
- В течение какого времени производится оплата?
- Какой размер пени за просрочку оплаты?
После выполнения технического задания IT-компания направляет заказчику инвойс. В договоре нужно зафиксировать срок, в течение которого заказчик должен утвердить и оплатить счет, например на протяжении 7 календарных дней с момента его получения.
Заказчик может сделать замечания по результатам разработки и потребовать внести правки. В договоре должен быть гарантийный период, в течение которого заказчик может предъявить претензии, например, в течение 45 рабочих дней с момента передачи результатов работы. Правки можно классифицировать так:
- Первая группа поправок касается несоответствия функциональных возможностей объекта или его части техническим характеристикам из ТЗ. Также, к этой группе относятся ситуации, когда команда IT-компании не выполнила работы в том объеме, который описан в ТЗ. В этом случае IT-компания устанавливает срок внесения изменений без дополнительной оплаты заказчиком. Стороны дополнительно утверждают новый дедлайн. Срок оплаты счета возобновляется с даты повторной передачи объекта на проверку клиенту после внесения изменений.
- Вторая группа поправок касается дополнительный заданий, который оцениваются по правилам запроса на изменение. Если IT-компания относит правки ко второй группе, заказчик обязан оплатить переданные ему объекты.
Если заказчик предъявляет претензию по первой группе правок, важно предупредить его о том, что устранение багов будет бесплатным, если:
- Баг было невозможно выявить на момент проверки результатов разработки.
- Баг возник из-за явной технической ошибки команды разработчиков при использовании конкретной технологии, поэтому программное обеспечение не соответствует ТЗ или техническим спецификациям.
- Сторонние лица не вносили никаких изменений в программный код, а значит эксклюзивным разработчиком программного кода является IT-компания.
Еще один вопрос, на который стоит ответить в договоре: что делать, если заказчик не платит? Предлагаем предусмотреть такой пункт: если заказчик не оплатил услуги в течение 14 календарных дней, исполнитель может прекратить работу до момента оплаты счета.
Если приостановление работы не мотивировало заказчика оплатить счет, напоминаем ему про пеню. Чтобы в арсенале был такой “инструмент влияния”, в договоре пишем: если заказчик не оплатил услуги, с него взимается неустойка (пеня) в размере 0,1% от стоимости предоставленных, но неоплаченных услуг, за каждый день задержки платежа.
В контрактах IT-юристы часто встречают условие о том, что заказчик может уменьшить оплату, если IT-компания не выполнила работу в полном объеме. Но мы советуем заменить такой пункт и написать о том, что заказчик оплачивает работу в полном объеме, но рабочие часы переносятся на следующий период. Это поможет избежать кассовых разрывов.
Права интеллектуальной собственности: какие передать заказчику и что оставить себе?
В договоре о разработке программного обеспечения важно описать объем прав на результаты работ, которые передаются заказчику.
Предлагаем в договоре закрепить такой перечень прав:
- Право использовать программный продукт: паблишить, монетизировать и продавать.
- Право разрешать использование: лицензировать продукт.
- Право предотвращать ненадлежащие использование объекта: общаться в арбитраж и суд в случае плагиата, кражи программного кода и других нарушений.
- Другие права интеллектуальной собственности, которые существуют сегодня или появятся в будущем.
В договоре важно обозначить не только какие права передаются заказчику, но и в какой момент происходит переход. Советуем написать, что права на объекты интеллектуальной собственности переходят к заказчику только после полной оплаты по счетам. В договорах, которые клиенты присылают нам на вычитку, мы часто встречаем пункт о том, что авторские права переходят к заказчику в момент создания объекта. Так вы рискуете выполнить работу, но не получить оплату, поэтому моментом перехода должна быть оплата в полном объеме.
Часть прав интеллектуальной собственности остаются у IT-компании, например права на базу знаний, внутренние решения, купленные лицензии на внешние программные продукты и бесплатные программные продукты, которые считаются Open Source решениями.
Давайте разберемся что входит в объекты интеллектуальной собственности, которые останутся у IT-компании даже после окончания работы с клиентом.
- База знаний — это основные идеи, подходы, приемы, методологии, алгоритмы, парадигмы программирования и IT-разработки.
- Внутренние программные решения — это частные пакетированные коды, макеты, прототипы, мокапы, которые IT-компания переиспользует при создании решений для новых клиентов.
- Внешние проприетарное программное обеспечение — это софт, который IT-компания купила по лицензии для временного использования. Чаще всего расходы на его приобретение и продление несет заказчик.
К примеру, IT-компания разрабатывала сайт с онлайн-чатом. Проект успешно завершили, но заказчик увидел на сайте другой компании онлай-чат, который работает по такому же алгоритму и визуально похож на его решение. Обе компании работали с одним исполнителем. Это значит, что разработчики переиспользовали решения. Заказчик обратился с претензией, но IT-компания указала на пункт договора, где написано, что онлайн-чат — это внутреннее программное решение компании. Это значит, что права интеллектуальной собственности не перешли к клиенту и решение можно использовать для разработки IT-продуктов для других заказчиков.
Еще один важный шаг закрепить в договоре на разработку и сопровождение программного обеспечения возможность генерировать решения на базе Open Source, переиспользовать существующие решения, наработки и подходы, а именно внешние пакетированные библиотеки, тулы для тестирования и другие инструменты. Для этого напишите в договоре, что исполнитель и его команда разработчиков могут использовать интеллектуальную собственность, на которую распространяются бесплатные лицензии или лицензии на программное обеспечение с открытым исходным кодом.
Неконкуренция и непереманивание: какой штраф придется заплатить заказчику за нарушение?
Чтобы защитить коммерческую тайну компании и запретить клиентам переманивать сотрудников и подрядчиков, в договор IT-юристы добавляют пункты о неконкуренции и непереманивании.
Советуем запретить клиентам предлагать сотрудникам IT-компании трудовые, коммерческие отношения, прямо или косвенно переманивать сотрудников, подрядчиков, клиентов или партнеров.
Уточните, какие действия будут считаться переманиваем. Например, добавьте в контракт такое описание.
Переманивание - это действия, которые привели к:
- Началу трудовых, коммерческих или других деловых отношений между сотрудниками, подрядчиками, поставщиками или партнерами IT-компании и заказчиком.
- Прекращению трудовых, коммерческих или других деловых отношений между IT-компанией и ее потенциальными или текущими сотрудниками, подрядчиками, поставщиками или партнерами.
После того, как определились с запретами, не забудьте предусмотреть штрафы за нарушение. Например, за каждый случай нарушения правил непереманивания заказчик платит исполнителю 15 000 долларов США компенсации за каждого члена команды.
В отличии от непереманивания, пункты о неконкуренции чаще ограничивают исполнителя. Заказчик стремится запретить IT-компании создавать, разрабатывать и продавать идентичный программный продукт. Кроме этого, в договорах часто запрещают создавать, помогать или участвовать в создании компании или предприятия, которые будут вести подобный или конкурирующий бизнес, по отношению к бизнесу заказчика. Если темплейт договора вам прислал заказчик и вы обнаружили в нем пункты о неконкуренции, прежде чем подписывать договор, оцените насколько требования обременительные и выполнимые.
Конфиденциальность: что хранить в секрете?
В процессе работы IT-компания и клиенты обмениваются конфиденциальной информацией, разглашение которой может привести к краху бизнеса. Поэтому IT-юристы добавляют в договор подряда на программное обеспечение положение о неразглашении конфиденциальной информации. Задача юристов определить какую информацию запрещено разглашать и в течение какого срока. Чем конкретнее перечень объектов конфиденциальной информации, тем проще доказать нарушении и получить компенсацию. Срок действия ограничений советуем устанавливать 3 года после окончания действия договора.
Каждая IT-компания хочет пополнять портфолио новыми кейсами для демонстрации экспертизы новым клиентам. Чтобы получить такую возможность, напишите в договоре, что можете делать заявления о сотрудничестве с клиентом, размещать пресс-релизы, и вносить кейсы в портфолио. Если заказчик против, предложите написать в договоре, что предварительно будете запрашивать разрешение клиента на публичное заявление о сотрудничестве.
Обработка персональных данных: что собираем, как обрабатываем и где храним?
IT-компания получает доступ к информации не только о заказчике, но и о его сотрудниках и конечных клиентах. К примеру, в процессе разработки продукта в сфере FinTech, сотрудники IT-компании получают доступ к персональной информации клиентов банков, инвестиционных компаний и других представителей рынка финансовых услуг. К личным данным относятся имя, фамилия, гражданство, индивидуальный налоговый номер, банковские реквизиты, семейное положение, номера телефонов, адреса электронной почты, место регистрации и адрес фактического проживания, данные доступа и авторизации. Заказчик гарантирует безопасность такой информацию своим клиентам, а значит ему важно видеть в договоре раздел об обработке персональных данных. Здесь нужно закрепить ответы на 5 вопросов:
- К каким данным IT-компания получает доступ?
- Зачем разработчики используют персональную информацию?
- Где хранятся персональные данные?
- Какие меры безопасности предприняты для защиты личной информации?
- Кому открываются и передаются данные?
Кроме пункта про обработку персональных данных в основном контракте, заказчик из Европейского Союза может запросить подписание Data Protection agreement. Соглашение помогает компаниям описать правила обработки данных и соответствовать требованиям GDPR и получить гарантии безопасности.
Разрешение конфликтов: как действовать, если возник конфликт?
Большинство споров в IT не доходят до суда, и решаются с помощью переговоров, поэтому в договоре важно предусмотреть обязательною процедуру досудебного урегулирования спора.
Если стороны не могут достичь согласия, следующий шаг — привлечь медиатора для разрешения конфликта. Не забудьте согласовать, кто платит за услуги медиатора. В контрактах для наших клиентов мы предлагаем оплату 50 на 50.
Когда предыдущие этапы не помогли решить конфликт, спор рассматривается в арбитраже или суде. В зависимости от страны регистрации клиента, в договоре определяют какой конкретно суд или арбитраж рассмотрит спор.
Прекращение договора: в каком случае можно расторгнуть соглашение?
Каждая из сторон договора может прекратить его действие, но важно предусмотреть, за сколько дней исполнитель или заказчик должны предупредить друг друга об этом. Если договор будет расторгнут по инициативе заказчика, он оплачивает исполнителю фактически оказанную часть услуг.
Договор можно прекратить и по дополнительному соглашению между исполнителем и заказчиком. Тогда в документе указывают скоуп работ, которые нужно выполнить до завершения сотрудничества, и срок, в течении которого это необходимо сделать.
Электронный документооборот: как и где подписать договор и ТЗ?
Договор с клиентом и дополнения к нему подписывают в электронной форме с помощью 3х способов:
- Обмен скан-копиями договора. Скан имеет силу оригинала до получения бумажной версии документа.
- С помощью сервисов и простой цифровой подписи. Например, через сервис Вчасно в Украине, или американский сервис Docusign.
- С помощью электронной цифровой подписи, которая выдана одним из аккредитованных центров сертификации.
В договоре можно предусмотреть альтернативные варианты электронного документооборота. Для этого добавьте пункт о том, что договор и дополнения к нему подписываются с помощью сервисов цифровой подписи или электронной цифровой подписи (ЭЦП), которая выдана одним из аккредитованных центров сертификации. Кроме этого, стороны могут обмениваться скан-копиями документов. При этом, такие скан-копии будут иметь юридическую силу до момента получения подписанного оригинала документа в письменной форме.
Если вы планируете использовать сервисы цифровой подписи, напишите в договоре их название.
Мы выделили пункты, которые содержатся во всех IT-контрактах с клиентами. Но каждый тип соглашения о разработке программного обеспечения имеет свои особенности, которые необходимо брать во внимание. Положения в Time & Material, Fixed Price или Dedicated team контрактах будут отличаться. Контракт должен учитывать бизнес-риски каждой модели сотрудничества, чтобы защита интересов была реальной, а не формальной.
