Як організувати релокейт у Польщу: гайд з реєстрації IT-компанії та оформлення команди

Понад 25 000 IT-фахівців та 49 IT-компаній виїхали до Польщі з початку війни. Українські компанії AllSTARSIT, ELEKS, Intellias, MobiDev та Genesis – відкрили офіси в цій країні. Бізнес запрошує до Польщі українських співробітників та оформлює їх за вимогами місцевого законодавства.

Якщо релокейт до Польщі входить у ваші плани, ця стаття для вас. IT-юристи розповідають як вийти на європейський ринок, зареєструвати компанію та оформити команду.

Як відкрити IT-компанію у Польщі?

У Польщі є ряд переваг:

• Територіальна близькість.
• Вільний вихід на ринок Європейського Союзу.
• Прозорі та передбачувані умови ведення бізнесу.
• Можливість ведення бізнесу онлайн.
• Високий рівень правового захисту.
• Помірне оподаткування.
• Висока ділова репутація польських компаній.

Щоб прийняти виважене рішення, пропонуємо розібратися, що потрібно для відкриття it-компанії і які податки в Польщі для it.

Отримання PESEL

Це аналог нашого податкового ідентифікаційного номера.

Як отримати PESEL?

Для отримання PESEL достатньо подати заяву в управління ґміни (Urząd Gminy) або міста (Urząd Miasta). Ті, хто не можуть залишити територію України та подати заяву особисто, оформляють довіреність на представника. Після отримання PESEL можна одразу подати заявку на тимчасовий захист.

Директор польської компанії повинен обов'язково отримати PESEL для відкриття рахунку в місцевому банку.

Отримання ePuap

Це електронний підпис, який потрібно отримати, щоб зареєструвати компанію онлайн. Інструмент дозволить комунікувати з державними органами через Інтернет та підписувати електронні документи. Наприклад, за допомогою ePuap ви зможете:

• Зареєструвати, призупинити, відновити чи ліквідувати бізнес.
• Використовувати онлайн-базу даних державних послуг на порталі Biznes.gov.pl.
• Врегулювати питання, пов'язані зі страхуванням у PUE ZUS.
• Подати заяву на отримання дозволу на роботу для іноземця на praca.gov.pl.
• Подати заявку на охорону винаходу, корисної моделі, промислового зразка чи товарного знаку.

Але ePuap не можна використовувати для подання фінансової звітності під час податкових перевірок та закриття товариства з обмеженою відповідальністю.

Щоб отримати ePuap, потрібно зареєструватися на сайті і заповнити всі дані як в PESEL. Кожному фаундеру слід реєструватися окремо. Після цього потрібно записатися на прийом до польського консульства, щоб підтвердити ePuap. Між створенням профілю на сайті та прийомом у консульстві не повинно пройти більше 14 днів. Якщо перевищити термін, профіль ePuap потрібно буде перестворити.

Попередньо надішліть до консульства листа:

Szanowny Panie konsul. Bardzo proszę o możliwość zarejestrować się na wizytę do Państwa w celu potwierdzenia Profilu zaufanego. Mam już PESEL, planuję założyć Spółke z o.o. w Polsce, płacić podatki, tworzyć nowe miejsca roboczę.

Czy jest możliwość potwierdzić Profil zaufany u Państwa w konsulacie?

Pozdrawiam, ______

Tel:+38______

Mail:______

Pesel: ______

Змініть шаблон під свою країну, місто та контактні дані.

На прийом в консульстві візьміть з собою паспорт, роздрукований PESEL і, якщо можливо, скрін екрана зі створеним профілем на сайті реєстрації.

Лайфхаки від IT-юристів Stalirov&Co зі спілкування з консулом

Вас обов'язково спитають навіщо вам ePuap? Відповідь має бути такою: щоб легально відкрити фірму у Польщі, інвестувати капітал та вести бізнес у Європі.

А ось кілька думок, які не варто озвучувати.

• Не кажіть, що не любите Польщу або хочете уникнути сплати податків через Польщу.
• Краще промовчіть, якщо вважаєте, що Польща – це вікно до Європи, а насправді ви хочете жити в Іспанії чи США.
• Промовчіть, якщо відкриваєте фірму, щоб отримати ВНЖ у Польщі.

Головне слухайте, не сперечайтеся, і кажіть, що хочете інвестувати гроші в Польщу, створювати робочі місця та сплачувати податки.

Реєстрація IT-компанії

Відкривати IT-компанію варто у формі товариства з обмеженою відповідальністю (ТОВ або spółka z ograniczoną odpowiedzialnością польською). Засновниками можуть бути фізичні та юридичні особи, у тому числі іноземці та іноземні компанії, крім іншого ТОВ з одним учасником. Директором може бути нерезидент.

Якщо польська компанія має лише одного засновника, виникає обов'язок щомісяця сплачувати внесок до фонду соціального страхування у розмірі ~350 євро. Щоб уникнути додаткових витрат, рекомендуємо реєструвати компанію в Польщі з двома засновниками.

Мінімальний статутний капітал становить ~1100 євро.

Перед реєстрацією слід розробити Договір про товариство (установчий акт). Існує 2 способи його оформлення:

• у нотаріуса у вигляді нотаріального акта.
• в інформаційній системі "S24". Потрібно заповнити шаблон та підписати документ за допомогою ePuap.

За реєстрацію компанії онлайн потрібно сплатити 350 злотих судового збору.

Успішність реєстрації перевіряють у Національному судовому реєстрі (KRS). Також тут ви отримаєте витяг.

Після реєстрації компанії в Польщі у 2025 році потрібно протягом 7 днів внести дані про кінцевого бенефіціара (UBO) у реєстр CRBR. 

Укладання договору оренди та договору на бухгалтерське обслуговування

Офіс може бути реальним, де ви фактично працюватимете, або «віртуальним» — тільки для прийому кореспонденції. Наприклад, якщо якщо під час реєстрації знадобляться додаткові документи або виникнуть труднощі, KRS надішле вам листа на адресу для отримання кореспонденції.

Бухгалтерський облік у Польщі необхідно вести безперервно, виключно польською мовою та злотими. Раз на 12 місяців ви повинні складати річну фінансову звітність (sprawozdania finansowego). Радимо працювати з польським бухгалтером. Найзручніше делегувати бухгалтерію на аутсорс. Вибирайте компанію із російськомовними чи україномовними бухгалтерами. Потрібно укласти договір на обслуговування та видати довіреність.

Відкриття банківського рахунку

Навіть якщо у вас є особистий рахунок та банківська картка, доведеться окремо відкрити юридичний рахунок для компанії. Для цього потрібно особисто їхати до банку.

Щоб відкрити рахунок, голова правління має особисто прийти до банку та подати пакет документів:

• закордонний паспорт та ідентифікаційний код голови;
• документи, що засвідчують особу засновників підприємства;
• зразки підписів людей, які можуть розпоряджатися банківським рахунком;
• договір про товариство;
• свідоцтво з номером REGON (при реєстрації через систему «S24» номер надається автоматично, в інших випадках потрібно подати форму RG-1 у відділення райсуду, який проводив реєстрацію);
• свіжий витяг з KRS – Національного судового реєстру.

Документи, видані в Україні, потрібно перекласти, а потім завірити переклад у нотаріуса в Польщі. Пам’ятайте, що платники ПДВ повинні відкривати у банку окремий рахунок для сплати та повернення ПДВ.

Які податки доведеться сплачувати у разі it-імміграції до Польщі?

Релокація – це нові податкові зобов'язання. Протягом 21 дня після реєстрації компанії потрібно подати до податкової служби: номер банківського рахунку, адресу бізнесу, дані про бухгалтера, місце зберігання бухгалтерських книг, контактні дані компанії. Для цього ви заповнюєте форму NIP-8 та подаєте її особисто, поштою чи онлайн.

Тепер переходимо до податків.

Податок на прибуток (CIT)

Це корпоративний податок, який компанії сплачують зі своїх доходів за такими ставками:

• 9% - пільгова ставка для стартапів у перший податковий рік їх діяльності та маленьких компаній, чий дохід не перевищує 2 млн євро;
• 19% - загальна ставка для всіх інших.

Крім того, CIT передбачає податок на дивіденди за ставкою 19%. Але якщо дивіденди виплачуються резиденту України, вони оподатковуються так:

• 15% – основна ставка;
• 5% – пільгова ставка, якщо дивіденди отримує українська компанія, яка має не менше 25% капіталу польського ТОВ, який виплачує ці дивіденди.

Сплачувати CIT потрібно авансовими платежами до 20 числа місяця або кварталу, які йдуть за розрахунковим податковим періодом. Такий періодом вважається податковий рік. Як правило, це 12 послідовних місяців.

Щорічно до 30 березня того року, який слідує за звітним, ви повинні подавати податкову декларацію про доходи та збитки за формою CIT-8. Готові формуляри знайдете на Податковому порталі Польщі.

Окрім річної податкової декларації, необхідно подавати фінансову звітність. Вже готову звітність мають затвердити загальні збори учасників або інший орган вашого ТОВ. Подати її потрібно до Національного судового реєстру через систему «S24» не пізніше 6 місяців з початку нового фінансового року.

Податок на додану вартість (VAT)

Як і в Україні, не кожній компанії потрібен ПДВ (VAT). Вам доведеться зареєструватися платником VAT, якщо у фінансовому році вартість вашого продажу перевищила 200 тис. злотих. Також у Польщі платниками VAT реєструються фірми, які надають консультаційні послуги.

Крім цього, IT-компанії потрібен ПДВ для постачання послуг до країн ЄС. Постачання послуг у межах ЄС обкладаються ПДВ за пільговою ставкою – 0%. Базова ставка становить 23%.

Щоб зареєструватися платником VAT, потрібно подати до податкової заяву за формою VAT-R. Сама реєстрація безкоштовна. Але якщо ви хочете отримати підтвердження реєстрації, доведеться сплатити 170 злотих збору.

Декларувати VAT можна у місячній (VAT-7) або квартальній (VAT-7K) декларації. Сплатити ПДВ потрібно до 25 числа місяця, який слідує за звітним місяцем або кварталом.

Податок на доходи фізосіб (PIT)

Базова ставка податку із заробітної плати працівника становить 17%. Якщо прибуток перевищить 20 тис. євро за рік, то ставка PIT зросте до 32%. Для іноземних громадян базова ставка податку з доходу фізосіб становить 20%.

В окремих випадках ставки можуть бути фіксованими та залежати не від розміру зарплати, а від виду діяльності. Також у Польщі передбачено пільгу для молодих фахівців – якщо вашому співробітнику менше 26 років та його дохід не більше 20 тис. євро на рік, за нього не потрібно платити PIT.

Релокація працівників: як оформити команду у Польщі?

Релокейт – це не лише відкриття нової компанії, а й переведення співробітників у новий регіон. Працювати зі співробітниками без оформлення у Польщі не можна. Тому вам так чи інакше доведеться вибрати форму легального співробітництва. Які можуть бути варіанти.

• Оформити працівників за трудовим договором (Umowa o pracę) – не найвигідніший варіант для роботодавця. Цей варіант забезпечує працівникові більший соціальний захист, але є дорожчим для роботодавця. Крім податків, про які розповіли вище, ви маєте забезпечити співробітникам повний соцпакет, відпустки тощо. Крім податку на доходи фізосіб вам доведеться вносити соціальні внески за працівника – медичні та пенсійні платежі;
• Зареєструвати співробітників як індивідуальних підприємців (аналог наших ФОПів) за законодавством Польщі, тоді робота проходитиме за цивільно-правовими договорами (Umowa B2B). Перебуваючи під тимчасовим захистом у Польщі, співробітник може отримати статус підприємця.
• Укласти контракти на тимчасову або проєктну роботу (Umowa zlecenie або Umowa o dzieło). Цю форму співпраці обирають фрілансери. Співпрацювати за такими контрактами можна навіть із іноземцями.

У Umowa zlecenie оплата погодинна. При цьому звичайний податок на дохід фізосіб та соціальні платежі, як правило, сплачує роботодавець. У той же час, Umowa o dzieło укладають на конкретну роботу. Якщо працівник за контрактом отримує дохід понад 200 злотих, то ви як замовник, сплачуєте податок 18% від суми договору.

• Є ще один варіант – команда залишається ФОП за українським законодавством, а ви укладаєте з ними контракти як із іноземними підрядниками. При цьому ви не сплачуєте за них жодних податків та соціальних внесків у Польщі. Усі податки ваші співробітники сплачують в Україні та за українським законодавством, але за умови відсутності постійного доходу в Польщі.

Залишити команду оформленими як ФОП можливо тому, що між Україною та Польщею підписано Конвенцію про уникнення подвійного оподаткування. Завдяки їй IT-фахівці продовжують сплачувати податки в Україні, а у Польщі зобов'язання не виникають.

Якщо в іноземних органах виникає питання щодо руху коштів за рахунками українців, потрібно надати перекладені та нотаріально засвідчені податкові декларації ФОП. Так трапляється при оренді квартири, відкритті особистого рахунку у банку та проходженні фінансового моніторингу, постановці на облік для отримання соціальних виплат.

Якщо IT-фахівець влаштовується одночасно працівником у ЄС та починає отримувати дохід за трудовим контрактом, такий дохід оподатковується у країні працевлаштування.

Щоб підтвердити факт сплати податків у розумінні Конвенції про уникнення подвійного оподаткування, використовується «Довідка – підтвердження статусу податкового резидента України». Її замовляють у податкових органах України, перекладають та апостилюють.

Як українському IT-фахівцю відкрити ФОП у Польщі?

Відкриття ФОП (Jednoosobowa Działalność Gospodarcza, JDG) дозволяє легально працювати на замовників та користуватися податковими пільгами.

Процедура відкриття включає 5 кроків:

Крок 1: Отримайте PESEL

Крок 2: Створіть ePuap

Це дозволить вам подавати документи онлайн і спростить взаємодію з держустановами.

Крок 3: Зареєструйтесь у CEIDG (Центральний реєстр підприємницької діяльності)

Реєстрація безкоштовна, і подати заявку можна онлайн через портал biznes.gov.pl або особисто в адміністрації гміни.

Крок 4: Оберіть коди PKD (аналог українських КВЕДів)

Для IT-фахівців популярні коди PKD:

• 62.01.Z – Діяльність у сфері програмування.
• 62.02.Z – Консультаційна діяльність у сфері IT.
• 62.03.Z – Управління IT-інфраструктурою.

Крок 5: Оберіть систему оподаткування

1. Загальна система оподаткування (Skala podatkowa)

Підходить для тих, хто планує невеликі доходи.

• ставка 12% застосовується, якщо ваш дохід не перевищує 120 000 PLN/рік.
• 32% стягують з доходу понад 120 000 PLN/рік.
• Дохід до 30 000 PLN не оподатковується.
• Враховуються витрати – ви можете відняти підтверджені витрати (на обладнання, програмне забезпечення, інтернет, оренду офісу тощо) від доходу, і нарахувати податок лише на залишкову суму.

2. Лінійний податок (Podatek liniowy)

Підходить для айтівців зі стабільно високим доходом.

• Застосовується ставка 19% незалежно від рівня доходу.
• Так само, як і в загальній системі оподаткування, ви можете списати всі витрати, пов'язані з діяльністю.

3. Спрощена система (Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych)

• Для IT-фахівців ставка становить 12% (для консультаційної діяльності – 15%).
• Витрати не враховуються.

Нові підприємці можуть скористатися пільгами на сплату соціальних внесків (ZUS):

• "Ulga na start" – звільнення від сплати більшості внесків протягом перших 6 місяців.
• "Mały ZUS" – знижені ставки внесків у наступні 24 місяці.

Ulga na start — це спеціальна пільга для нових підприємців у Польщі, яка дозволяє протягом перших 6 місяців після відкриття бізнесу не сплачувати соціальні внески (ZUS), за винятком медичного страхування. Під час дії цієї пільги підприємці заощаджують близько 1 200 PLN/місяць.

Ця пільга доступна підприємцям, які:

• Реєструють ФОП (Jednoosobowa Działalność Gospodarcza, JDG) вперше або відкривають бізнес після перерви у діяльності не менше ніж 60 місяців.
• Не виконують замовлення для свого попереднього роботодавця (якщо ці обов'язки збігаються з тими, які виконували на попередній посаді).
• Не працюють у межах трудового договору на того ж самого роботодавця, де працювали протягом останніх 12 місяців.

Mały ZUS — це спеціальна пільгова система сплати соціальних внесків у Польщі, яка дозволяє підприємцям значно зменшити розмір платежів до ZUS протягом перших 24 місяців після завершення пільги Ulga na start. Внески за системою Mały ZUS становлять ~400-700 PLN/місяць (залежно від доходу). Економія до 70% у порівнянні зі стандартною ставкою.

Ця пільга доступна підприємцям, які:

• Працюють як ФОП (Jednoosobowa Działalność Gospodarcza, JDG).
• Протягом останніх 5 років не вели підприємницьку діяльність (якщо це перше відкриття ФОП).
• Закінчили період користування пільгою Ulga na start (6 місяців без сплати ZUS).
• Мають дохід, який не перевищує 120 000 PLN на рік.

Чи потрібен тимчасовий захист українським айтішникам у Польщі?

​Станом на 2025 рік, українські ІТ-спеціалісти, які планують працювати в Польщі, можуть скористатися механізмом тимчасового захисту, що надає доступ до ринку праці. Цей статус дозволяє легально проживати в Польщі до 30 вересня 2025 року.

З 2025 року українці зі статусом PESEL UKR зможуть подати заяву на отримання спеціальної карти тимчасового перебування (CUKR), яка дозволить легально проживати та працювати в Польщі протягом трьох років. Подання заяв буде можливим виключно онлайн через електронну систему Управління у справах іноземців.

Польща залишається одним із найпопулярніших напрямків для релокації українських ІТ-компаній та фахівців завдяки зручному географічному розташуванню, доступу до ринку ЄС та сприятливим умовам ведення бізнесу.

Станом на 2025 рік, процедура реєстрації ІТ-компанії в Польщі передбачає такі ключові аспекти:

1. Отримання PESEL — обов'язковий етап для легалізації в Польщі, а також для відкриття банківського рахунку.
2. ePUAP — електронний підпис, що дає змогу дистанційно комунікувати з державними органами.
3. Реєстрація компанії — рекомендовано реєструвати компанію у формі Sp. z o.o. з двома або більше засновниками, щоб уникнути додаткових соціальних внесків.
4. Обов'язкове внесення кінцевого бенефіціара (UBO) до реєстру CRBR протягом 7 днів після реєстрації.
5. Віртуальний офіс залишається легальною практикою, однак банки можуть вимагати додаткові документи для підтвердження реальної діяльності компанії.
6. Податкова система пропонує пільгову ставку CIT у розмірі 9% для компаній із доходом до 2 млн євро, стандартна ставка залишається на рівні 19%.

Для ІТ-фахівців найбільш оптимальним варіантом легалізації є отримання статусу тимчасового захисту, який дозволяє:

• жити та працювати в Польщі без візи,
• вести підприємницьку діяльність (наприклад, працювати за контрактами),
• отримувати безкоштовну медичну допомогу та інші соціальні гарантії.

З 2025 року українці зі статусом PESEL UKR матимуть змогу подати заявку на спеціальну карту тимчасового перебування (CUKR), яка дозволить залишатися в Польщі до трьох років із правом на легальну роботу.

Польща надає комфортні умови для ведення бізнесу та працевлаштування українських ІТ-спеціалістів. Завдяки прозорим процедурам та підтримці тимчасового захисту, релокація в Польщу стає ефективним рішенням для тих, хто прагне стабільної роботи та розвитку на європейському ринку.