м. Київ, вул. Кудряшова 3
ПН-ПТ: 9:00-19:00 СБ: 10:00-17:00

Як організувати релокейт у Польщу: гайд з реєстрації IT-компанії та оформлення команди

Понад 25 000 IT-фахівців та 49 IT-компаній виїхали до Польщі з початку війни. Українські компанії AllSTARSIT, ELEKS, Intellias, MobiDev та Genesis відкрили офіси в Польщі. Sigma Software, SoftServe та G5 Games запрошують до Польщі українських співробітників та оформлюють їх за вимогами місцевого законодавства.

Як організувати релокейт у Польщу: гайд з реєстрації IT-компанії та оформлення команди

Якщо ви збираєтеся організувати релокейт в Польщу, стаття для вас. IT-юристи розповідають як вийти на європейський ринок, зареєструвати компанію, певезти та оформити команду.

 

Як відкрити IT-компанію у Польщі?

У рейтингу Doing Business 2020 Польща посіла 40 місце з 190 можливих. Країну потягнули вниз показники простоти реєстрації бізнесу – 128, та оподаткування – 77. Але можна виділити і ряд переваг:

  • територіальна близькість;
  • вільний вихід ринок Європейського Союзу;
  • прозорі та передбачувані умови ведення бізнесу;
  • можливість ведення бізнесу онлайн;
  • високий рівень правового захисту;
  • помірне оподаткування;
  • висока ділова репутація польських компаній.

 

Щоб прийняти виважене рішення, пропонуємо розібратися, що потрібно для відкриття it компанії і які податки в Польщі для it.

 

Отримання PESEL

Це аналог нашого податкового ідентифікаційного номера.

Що потрібно для отримання pesel?

Достатньо подати заяву в управління ґміни. Ті, хто не можуть залишити територію України та подати заяву особисто, видають довіреність на представника.

 

Отримання ePuap

Це електронний підпис, який потрібно отримати, щоб зареєструвати компанію онлайн.

Інструмент дозволить комунікувати з державними органами через Інтернет та підписувати електронні документи. Наприклад, за допомогою ePuap ви зможете:

  • зареєструвати, призупинити, відновити чи ліквідувати бізнес;
  • використовувати онлайн базу даних державних послуг на порталі Biznes.gov.pl;
  • врегулювати питання, пов'язані зі страхуванням у PUE ZUS;
  • подати заяву на отримання дозволу на роботу для іноземця на praca.gov.pl;
  • подати заявку на охорону винаходу, корисної моделі, промислового зразка чи товарного знаку.

Але ePuap не можна використовувати для подання фінансової звітності під час податкових перевірок та закриття товариства з обмеженою відповідальністю.

 

Щоб отримати ePuap, потрібно зареєструватися на сайті і заповнити всі дані як в PESEL. Кожному фаундеру слід реєструватися окремо. Після цього потрібно записатися на прийом до польського консульства, щоб підтвердити ePuap. Між створенням профілю на сайті та прийомом у консульстві не повинно пройти більше 14 днів. Якщо перевищити термін, профіль ePuap потрібно буде перестворити.

 

Попередньо напишіть у консульство листа:

Szanowny Panie konsul. Bardzo proszę o możliwość zarejestrować się na wizytę do Państwa w celu potwierdzenia Profilu zaufanego. Mam już PESEL, planuję założyć Spółke z o.o. w Polsce, płacić podatki, tworzyć nowe miejsca roboczę.

Czy jest możliwość potwierdzić Profil zaufany u Państwa w konsulacie?

Pozdrawiam, ______

Tel:+38______

Mail:______

Pesel: ______

Змініть шаблон під свою країну, місто та контактні дані.

 

На прийомі в консульстві візьміть з собою паспорт, роздрукований PESEL і, якщо можливо, скрін екрана зі створеним профілем на сайті реєстрації.

 

Лайфхакі від IT-юристів Stalirov&Co зі спілкуванням з консулом

Вас обов'язково спитають навіщо вам ePuap? Відповідь має бути такою: щоб легально відкрити фірму у Польщі, інвестувати капітал та вести бізнес у Європі.

А ось кілька думок, які не варто озвучувати.

  • Не кажіть, що не любите Польщу або хочете уникнути сплати податків через Польщу.
  • Краще промовчіть, якщо вважаєте, що Польща – це вікно до Європи, а насправді ви хочете жити в Іспанії чи США.
  • Промовчіть, якщо відкриваєте фірму, щоб отримати ВНЖ у Польщі.

Головне слухайте, не сперечайтеся, і кажіть, що хочете інвестувати гроші в Польщу, створювати робочі місця та сплачувати податки.

 

Реєстрація IT-компанії

Відкривати IT-компанію варто у формі товариства з обмеженою відповідальність (ТОВ або spółka z ograniczoną odpowiedzialnością польською).

Засновниками можуть бути фізичні та юридичні особи, у тому числі іноземці та іноземні компанії, крім іншого ТОВ з одним учасником.

 

Перед реєстрацією слід розробити Договір про товариство (установчий акт). Існує 2 способи його оформлення:

  • у нотаріуса у вигляді нотаріального акта.
  • в інформаційній системі "S24". Потрібно заповнити шаблон та підписати документ за допомогою ePuap.

За реєстрацію компанії онлайн потрібно сплатити 350 злотих судового збору.

Успішність реєстрації перевіряють у Національному судовому реєстрі (KRS). Також тут ви отримаєте витяг.

 

Укладання договору оренди та договору на бухгалтерське обслуговування

Офіс може бути реальним, де ви фактично працюватимете, або «віртуальним» — тільки для прийому кореспонденції. Саме на цю адресу вам надходитимуть листи від держорганів. Наприклад, якщо в процесі реєстрації знадобляться додаткові документи або виникнуть труднощі, KRS надішле вам листа на адресу для отримання кореспонденції.

Варіант із «віртуальним офісом» досить популярний – багато організацій пропонують таку послугу. У середньому вартість стартує від 50-70 злотих на місяць.

Бухгалтерський облік у Польщі необхідно вести послідовно та безперервно, виключно польською мовою та злотими. Раз на 12 місяців ви повинні складати річну фінансову звітність (sprawozdania finansowego). Тому потрібний польський бухгалтер. Найпростіше віддати бухгалтерію на аутсорс – вибрати компанію із російськомовними чи україномовними бухгалтерами, але у Польщі. Потрібно укласти договір на обслуговування та видати довіреність.

 

Відкриття банківського рахунку

Навіть якщо у вас є особистий рахунок та банківська картка, доведеться окремо відкрити юридичний рахунок для компанії. Для цього потрібно особисто їхати до банку.

Ви можете вибрати будь-який банк, чиї умови вам підходять. Найбільш лояльні до українських клієнтів: Santander Bank, PKO Bank Polski, Bank Pekao, Bank, Millennium Bank, Alior Bank, Bank BGŻ, Getin Bank.

Щоб відкрити рахунок, голова правління має особисто прийти до банку та подати пакет документів:

  • закордонний паспорт та ідентифікаційний код голови;
  • документи, що засвідчують особу засновників підприємства;
  • зразки підписів людей, які можуть розпоряджатися банківським рахунком;
  • договір про товариство;
  • свідоцтво з номером REGON (при реєстрації через систему «S24» номер надається автоматично, в інших випадках потрібно подати форму RG-1 у відділення райсуду, який проводив реєстрацію);
  • свіжий витяг з KRS – Національного судового реєстру.

 

Документи, видані в Україні, потрібно перекласти, а потім завірити переклад у нотаріуса в Польщі. Пам’ятайте, що платники ПДВ повинні відкривати у банку окремий рахунок для сплати та повернення ПДВ.

 

Які податки доведеться сплачувати у разі it імміграції до Польщі?

Релокація – це нові податкові зобов'язання. Протягом 21 дня після реєстрації компанії потрібно подати до податкової служби: номер банківського рахунку, адресу бізнесу, дані про бухгалтера, місце зберігання бухгалтерських книг, контактні дані компанії. Для цього ви заповнюєте форму NIP-8 та подаєте її особисто, поштою чи онлайн.

Тепер перейдемо до податків.

 

Податок на прибуток (CIT)

Це корпоративний податок, який компанії сплачують зі своїх доходів за такими ставками:

  • 9% - пільгова ставка для стартапів у перший податковий рік їх діяльності та маленьких компаній, чий дохід не перевищує 2 млн євро;
  • 19% - загальна ставка для всіх інших.

 

Крім того, CIT передбачає податок на дивіденди за ставкою 19%. Але якщо дивіденди виплачуються резиденту України, вони оподатковуються так:

  • 15% – основна ставка;
  • 5% – пільгова ставка, якщо дивіденди отримує українська компанія, яка має не менше 25% капіталу польського ТОВ, який виплачує ці дивіденди.

 

Сплачувати CIT потрібно авансовими платежами до 20 числа місяця або кварталу, які йдуть за розрахунковим податковим періодом. Такий періодом вважається податковий рік. Як правило, це 12 послідовних місяців.

Щорічно до 30 березня того року, який слідує за звітним, ви повинні подавати податкову декларацію про доходи та збитки за формою CIT-8. Готові формуляри знайдете на Податковому порталі Польщі.

Окрім річної податкової декларації, необхідно подавати фінансову звітність. Вже готову звітність мають затвердити загальні збори учасників або інший орган вашого ТОВ. Подати її потрібно до Національного судового реєстру через систему «S24» не пізніше 6 місяців з початку нового фінансового року.

 

Податок на додану вартість (VAT)

Як і в Україні, не кожній компанії потрібний ПДВ (VAT). Вам доведеться зареєструватися платником VAT, якщо у фінансовому році вартість вашого продажу перевищила 200 тис. злотих. Також у Польщі платниками VAT реєструються фірми, які надають консультаційні послуги.

Крім цього, IT-компанії потрібен ПДВ для постачання послуг до країн ЄС. Постачання послуг у межах ЄС обкладаються ПДВ за пільговою ставкою – 0%. Базова ставка становить 23%.

 

Щоб зареєструватися платником VAT, потрібно подати до податкової заяву за формою VAT-R. Сама реєстрація безкоштовна. Але якщо ви хочете отримати підтвердження реєстрації, доведеться сплатити 170 злотих збору.

Декларувати VAT можна у місячній (VAT-7) або квартальній (VAT-7K) декларації. Сплатити ПДВ потрібно до 25 числа місяця, який слідує за звітним місяцем або кварталом.

 

Податок на доходи фізосіб (PIT)

Базова ставка податку із заробітної плати працівника становить 17%. Якщо прибуток перевищить 20 тис. євро за рік, то ставка PIT зросте до 32%. Для іноземних громадян базова ставка податку з доходу фізосіб становить 20%.

В окремих випадках ставки можуть бути фіксованими та залежати не від розміру зарплати, а від виду діяльності. Також у Польщі передбачено пільгу для молодих фахівців – якщо вашому співробітнику менше 26 років та його дохід не більше 20 тис. євро на рік, за нього не потрібно платити PIT.

 

Релокація працівників: як оформити команду у Польщі?

Релокейт – це не лише відкриття нової компанії, а й переведення співробітників у новий регіон. Працювати зі співробітниками без оформлення у Польщі не можна. Тому вам так чи інакше доведеться вибрати форму легального співробітництва. Які можуть бути варіанти.

  • Оформити працівників за трудовим договором (Umowa o pracę) – не найвигідніший варіант для роботодавця. Крім податків, про які розповіли вище, ви маєте забезпечити співробітникам повний соцпакет, відпустки тощо. Крім податку на доходи фізосіб вам доведеться вносити соціальні внески за працівника – медичні та пенсійні платежі;
  • Зареєструвати співробітників як індивідуальних підприємців (аналог наших ФОПів) за законодавством Польщі, тоді робота проходитиме за цивільно-правовими договорами (Umowa B2B). Перебуваючи під тимчасовим захистом у Польщі, співробітник може отримати статус підприємця.

При цьому все податкове навантаження лягає на працівника. Якщо він заробляє менше ніж 30 тис. злотих на рік, то звільняється від податків. В іншому випадку, він, швидше за все, сплачуватиме 19% податку з чистого прибутку та 4,9% соцвнеску.

  •  Укласти контракти на тимчасову або проектну роботу (Umowa zlecenie або Umowa o dzieło). Цю форму співпраці обирають фрілансери. Співпрацювати за такими контрактами можна навіть із іноземцями.

У Umowa zlecenie оплата погодинна. При цьому звичайний податок на дохід фізосіб та соціальні платежі, як правило, сплачує роботодавець. У той же час, Umowa o dzieło укладають на конкретну роботу. Якщо працівник за контрактом отримує дохід понад 200 злотих, то ви як замовник, сплачуєте податок 18% від суми договору.

  • Є ще один варіант – команда залишається ФОП за українським законодавством, а ви укладаєте з ними контракти як із іноземними підрядниками. При цьому ви не сплачуєте за них жодних податків та соціальних внесків у Польщі. Усі податки ваші співробітники сплачують в Україні та за українським законодавством.

 

Залишити команду оформленими як ФОП можливо тому, що між Україною та Польщею підписано Конвенцію про уникнення подвійного оподаткування. Завдяки їй IT-фахівці продовжують сплачувати податки в Україні, а у Польщі зобов'язання не виникають.

Якщо в іноземних органах виникає питання щодо руху коштів за рахунками українців, потрібно надати перекладені та нотаріально засвідчені податкові декларації ФОП. Так трапляється при оренді квартири, відкритті особистого рахунку у банку та проходженні фінансового моніторингу, постановці на облік для отримання соціальних виплат.

Якщо IT-фахівець влаштовується одночасно працівником у ЄС та починає отримувати дохід за трудовим контрактом, такий дохід оподатковується у країні працевлаштування.

Щоб підтвердити факт сплати податків у розумінні Конвенції про уникнення подвійного оподаткування, використовується «Довідка – підтвердження статусу податкового резидента України». Її замовляють у податкових органах України, переводять та апостилюють.

 

Чи потрібен статус біженця чи тимчасовий захист українським айтішникам у Польщі?

Багатьох цікавить, як набути статусу біженця в Польщі для українця. Але визначення «біженець» стосується тих, хто набув окремого правового статусу. Оформити його досить складно. Його надають за певною процедурою. Вам потрібно довести, що у вашій країні вам загрожує смертельна небезпека. Але навіть за умов війни це зробити непросто. Доведеться доводити, що снаряд прилетів саме до вашого будинку і вбити хотіли саме вас.

При цьому оформлення біженства займає в середньому півроку і весь цей час ви не маєте права легально працювати в Польщі. Крім цього, вилучається ваш паспорт і ви обмежені у пересуванні територією ЄС. Тому отримувати біженство – не найкраща ідея. І є альтернатива – тимчасовий захист.

 

Щоб оформити тимчасовий захист у Польщі, достатньо в'їхати до країни, зареєструватись та отримати номер PESEL. Для цього ви заповнюєте форму, подаєте її разом із документами (закордонний паспорт чи український національний паспорт) та фото до адміністрації тієї ґміни (місто чи інше населене пункт), де ви плануєте проживати.

Після того, як ви отримаєте номер PESEL, ви зможете користуватися всіма привілеями тимчасового захисту:

  • легально жити у Польщі до 18 місяців;
  • можливість зареєструвати фірму чи стати індивідуальним підприємцем;
  • працювати на території Польщі – і для цього не потрібна віза;
  • отримувати безкоштовну медичну допомогу;
  • вільно пересуватися територією ЄС.
Українці стають податковими резидентами Польщі після 183 днів перебування у країні.

Можливостей тимчасового захисту достатньо для релокації програміста у Польщі.

 

 

Меню статті
Слідкуйте за останніми новинами

Кейси на тему статті

Всі кейси
IT Master Soft Аутсорсингові та Аутстафінгові компанії
IT Master Soft logo
Оформили відносини з командою ФОП - IT Master Soft

Розробили договори на надання IT-послуг

Детальніше
Unicreo Аутсорсингові та Аутстафінгові компанії
Unicreo logo
Оформили С-level спеціалістів у компанії та спроектували контракт із замовником з Норвегії.

Розробили трудові договори та dedicated team контракт за моделлю Time&Material. Захистили компанію від касових розривів. Визначили зони відповідальності CEO, CFO, CTO.

 

SoftRize Аутсорсингові та Аутстафінгові компанії
SoftRize logo
Оформили відносини української софтверної IT-компанії з інвесторами з Арабських Еміратів

Розробили Letter of Intent. Проконсультували щодо Shareholders Agreement.

 

Детальніше
Impltech Аутсорсингові та Аутстафінгові компанії
Impltech logo
Впровадили технологію Scrum у договори з командою Impltech

Спроектували контракти для Front-end Back-end розробників, Software Architect, QA Automation Engineer, UX/UI дизайнерів та Business Analyst

 

Детальніше
Glorium Technologies Аутсорсингові та Аутстафінгові компанії
Glorium Technologies logo
Оформили відносини між IT-компанією зі США та фахівцями з України

Розробили договори про надання IT-послуг із ФОП. Забезпечили стабільність команди та зафіксували гарантії виконання проекту замовника.

Детальніше
Передзвоніть мені IT-юрист зв'яжеться з вами
для обговорення деталей
Дякуємо за звернення!

IT-юрист зв'яжеться з вами та розкаже про юридичні рішення

OK
Дякуємо за запит!

IT-юрист зателефонує вам для з'ясування деталей

OK
Дякуємо за відгук!

Ми будемо раді, якщо ви розкажете про нас друзям і колегам

OK
Дякуємо за запит!

Команда IT-юристів зв'яжеться з вами та розкаже про варіанти рішень

OK
Дякуємо за запит!

IT-юрист зв'яжеться з вами та поставить декілька додаткових питань

OK
Дякуємо за інтерес!

Очікуйте рекомендації IT-юристів

OK
Дякуємо за запит!

Команда IT-юристів підготує рішення для вас

OK
Дякуємо за звернення!

IT-юрист розбере вашу ситуацію та запропонує рішення

OK