Как организовать релокейт в Польшу: гайд по регистрации IT-компании и оформлению команды

Более 25 000 IT-специалистов и 49 IT-компаний выехали в Польшу с начала войны. Украинские компании AllSTARSIT, ELEKS, Intellias, MobiDev и Genesis открыли офисы в Польше. Sigma Software, SoftServe и G5 Games приглашают в Польшу украинских сотрудников, и оформляют их по требованиям местного законодательства. 

Если вы также собираетесь организовать релокейт в Польшу, статья для вас. IT-юристы рассказывают как выйти на европейский рынок, зарегистрировать компанию, перевести и оформить команду.

Как открыть IT-компанию в Польше?

У Польши есть ряд преимуществ:

• территориальная близость;
• свободный выход на рынок Европейского союза;
• прозрачные и предсказуемые условия ведения бизнеса;
• возможность ведения бизнеса онлайн;
• высокий уровень правовой защиты;
• умеренное налогообложение;
• высокая деловая репутация польских компаний.

Чтобы принять взвешенное решение, предлагаем разобраться что нужно для открытия it компании и какие налоги в Польше для it.

Получение PESEL

Это аналог нашего налогового идентификационного номера. 

Что нужно для получения pesel? 

Достаточно подать заявление в управление гмины. Те, кто не могут покинуть территорию Украины, и подать заявление лично, выдают доверенность на представителя. После получения PESEL можно сразу подать заявку на временную защиту.

Директор польской компании должен обязательно получить польский налоговый номер PESEL для открытия счета в местном банке.

Получение ePuap

Это электронная подпись, которую нужно получить, чтобы зарегистрировать компанию онлайн.

Инструмент позволит коммуницировать с государственными органами через Интернет и подписывать электронные документы. Например, с помощью ePuap вы сможете:

• зарегистрировать, приостановить, возобновить или ликвидировать бизнес;
• использовать онлайн-базу данных государственных услуг на портале Biznes.gov.pl;
• урегулируете вопросы, связанные со страхованием в PUE ZUS;
• подать заявление на получение разрешения на работу для иностранца на praca.gov.pl;
• подать заявку на охрану изобретения, полезной модели, промышленного образца или товарного знака.

Но ePuap нельзя использовать для подачи финансовой отчетности во время налоговых проверок и закрытия общества с ограниченной ответственностью.

Чтобы получить ePuap нужно зарегистрироваться на сайте и заполнить все данные как в PESEL. Каждому фаундеру нужно регистрироваться отдельно. После этого нужно записаться на прием в польское консульство, чтобы подтвердить ePuap. Между созданием профиля на сайте и приемом в консульстве не должно пройти больше 14 дней. Если превысить срок, то профиль ePuap нужно будет пересоздать.

Предварительно напишите в консульство письмо:

Szanowny Panie konsul. Bardzo proszę o możliwość zarejestrować się na wizytę do Państwa w celu potwierdzenia Profilu zaufanego. Mam już PESEL, planuję założyć Spółke z o.o. w Polsce, płacić podatki, tworzyć nowe miejsca roboczę.

Czy jest możliwość potwierdzić Profil zaufany u Państwa w konsulacie?

Pozdrawiam, ______

Tel:+38______

Mail:______

Pesel: ______

Меняйте шаблон под свою страну, город и контактные данные.

На прием в консульстве возьмите с собой паспорт, распечатанный PESEL и, по возможности, скрин экрана с созданным профилем на сайте регистрации.

Лайфхаки от IT-юристов Stalirov&Co по общению с консулом

Вас обязательно спросят зачем вам ePuap? Чтобы легально открыть фирму в Польше, инвестировать капитал и вести бизнес в Европе. 

А вот несколько мыслей, которые не стоит озвучивать.

• Не говорите, что не любите Польшу или хотите уйти от уплаты налогов через Польшу.
• Лучше промолчите, если считаете, что Польша - это окно в Европу, а на самом деле вы хотите жить в Испании или США.
• Промолчите, если открываете фирму, чтобы получить ВНЖ в Польше.

Главное слушайте, не спорьте, и говорите, что хотите инвестировать деньги в Польшу, создавать рабочие места и платить налоги.

Регистрация IT-компании

Открывать IT-компанию стоит в форме общества с ограниченной ответственностью (OOO или spółka z ograniczoną odpowiedzialnością на польском).

Учредителями могут быть физические и юридические лица, в том числе иностранцы и иностранные компании, кроме другого ООО с одним участником. Директором может быть нерезидент.

Минимальный уставный капитал составляет примерно 1100 евро.

Перед регистрацией нужно разработать Договор об обществе (учредительный акт). Существует 2 способа его оформления:

• у нотариуса в форме нотариального акта. 
• в информационной системе "S24". Нужно заполнить шаблон и подписать документ с помощью ePuap. 

За регистрацию компании онлайн нужно оплатить 350 злотых судебного сбора.

Успешность регистрации проверяют в Национальном судебном реестре (KRS). Здесь же нужно получить выписку.

После регистрации компании в Польше в 2025 году необходимо в течение 7 дней внести данные о конечном бенефициаре (UBO) в реестр CRBR.

Заключение договора аренды и договора на бухгалтерское обслуживание

Офис может быть реальным, где вы будете фактически работать, или «виртуальным» — только для приёма корреспонденции. Например, если в процессе регистрации понадобятся дополнительные документы или возникнут какие-либо трудности, KRS направит вам письмо на адрес для приёма корреспонденции. 

Бухгалтерский учёт в Польше необходимо вести последовательно и беспрерывно, исключительно на польском языке и в злотых. Раз в 12 месяцев вы обязаны сдавать годовую финансовую отчётность (sprawozdania finansowego). Поэтому нужен польский бухгалтер. Проще всего отдать бухгалтерию на аутсорс – выбрать компанию с русскоязычными или украиноязычными бухгалтерами, но в Польше. Нужно заключить договор на обслуживание и выдать доверенность.   

Открытие банковского счета

Даже если у вас есть личный счет и банковская карта, придётся отдельно открыть юридический счет для компании. Для этого нужно лично ехать в банк. 

Чтобы открыть счет, председатель правления должен лично прийти в банк и подать пакет документов:

• загранпаспорт и идентификационный код председателя;
• документы, удостоверяющие личность учредителей компании;
• образцы подписей людей, которые могут распоряжаться банковским счётом;
• договор об обществе;
• свидетельство с номером REGON (при регистрации через систему «S24» номер присваивается автоматически, в остальных случаях нужно подать форму RG-1 в отделение райсуда, который проводил регистрацию);
• свежая выписка из KRS – Национального судебного реестра.

Документы, которые были выданы в Украине, нужно перевести, а затем заверить перевод у нотариуса в Польше. Учтите, что плательщики НДС должны открывать в банке отдельный счёт для уплаты и возврата НДС.   

Какие налоги придётся платить при it иммиграции в Польшу?

Релокация – это новые налоговые обязательства. В течение 21 дня после регистрации компании вам нужно подать в налоговую службу: номер банковского счета, адрес бизнеса, данные о бухгалтере, месте хранения бухгалтерских книг, контактные данные компании. Для этого вы заполняете форму NIP-8 и подаете ее лично, почтой или онлайн. 

Теперь перейдём к налогам.  

Налог на прибыль (CIT)

Это корпоративный налог, который компании платят со своих доходов по следующим ставкам:

• 9% – льготная ставка для стартапов в первый налоговый год их деятельности и маленьких компаний, чей доход не превышает 2 млн евро;
• 19% – обычная ставка для всех остальных. 

Кроме того, CIT предусматривает налог на дивиденды по ставке 19%. Но если дивиденды выплачиваются резиденту Украины, они налогооблагаются так:

• 15% – основная ставка;
• 5% – льготная ставка, если дивиденды получает украинская компания, которая владеет не менее 25% капитала польского ООО, выплачивающего эти дивиденды.

Уплачивать CIT нужно авансовыми платежами до 20-го числа месяца или квартала, которые следуют за расчетным налоговым периодом. Таким периодом считается налоговый год. Как правило, это 12 последовательных месяцев.

Ежегодно до 30 марта того года, который следует за отчетным, вы должны подавать налоговую декларацию о доходах и убытках по форме CIT-8. Готовые формуляры найдете на налоговом портале Польши.

Кроме годовой налоговой декларации, необходимо подавать финансовую отчётность. Уже готовую отчётность должно утвердить общее собрание участников или другой орган вашего ООО. Подать её нужно в Национальный судебный реестр через систему «S24» не позже 6 месяцев с начала нового финансового года.  

Налог на добавленную стоимость (VAT)

Как и в Украине, не каждой компании нужен НДС (VAT). Вам придётся зарегистрироваться плательщиком VAT, если в финансовом году стоимость ваших продаж превысила 200 тыс. злотых. Также в Польше плательщиками VAT регистрируются фирмы, которые оказывают консультационные услуги. 

Кроме этого, IT-компании нужен НДС для поставки услуг в страны ЕС. Поставка услуг в пределах ЕС облагаются НДС по льготной ставке  – 0%. Базовая же ставка составляет 23%. 

Чтобы зарегистрироваться плательщиком VAT, нужно подать в налоговую заявление по форме VAT-R. Сама регистрация бесплатна. Но если вы хотите получить подтверждение регистрации, придётся оплатить 170 злотых сбора. 

Декларировать VAT можно в месячной (VAT-7) или квартальной (VAT-7K) декларации. Уплатить НДС нужно до 25 числа месяца, который следует за отчётным месяцем или кварталом.  

Налог на доходы физлиц (PIT)

Базовая ставка налога с заработной платы сотрудника составляет 17%. Если доход превысит 20 тыс. евро за год, то ставка PIT вырастет до 32%. Для иностранных граждан базовая ставка налога на доход физлиц составляет 20%. 

В отдельных случаях ставки налога на доходы физлиц могут быть фиксированными и зависеть не от размера зарплаты, а от вида деятельности. Также в Польше предусмотрена льгота для молодых специалистов – если вашему сотруднику меньше 26 лет и его доход не больше 20 тыс. евро в год, за него не нужно платить PIT.   

Релокация сотрудников: как оформить команду в Польше?

Релокейт – это не только открытие новой компании, но и перевод сотрудников в новый регион. Работать с сотрудниками без оформления в Польше нельзя. Поэтому вам, так или иначе, придётся выбрать форму легального сотрудничества. Какие могут быть варианты:

• оформить сотрудников по трудовому договору (Umowa o pracę) – не самый выгодный вариант для работодателя. Помимо налогов, о которых рассказали выше, вы должны обеспечить сотрудникам полный соцпакет, отпуска и т.д. Помимо налога на доходы физлиц вам придется вносить социальные взносы за сотрудника – медицинские и пенсионные платежи;
• зарегистрировать сотрудников как индивидуальных предпринимателей (аналог наших ФОПов) по законодательству Польши, тогда работа будет проходить по гражданско-правовым договорам (Umowa B2B). Пребывая под временной защитой в Польше сотрудник может получить статус предпринимателя. 
• заключить контракты для временной или проектной работы (Umowa zlecenie или Umowa o dzieło). Эту форму сотрудничества выбирают фрилансеры. Сотрудничать по таким контрактам можно даже с иностранцами.

При Umowa zlecenie оплата почасовая. При этом обычный налог на доход физлиц и социальные платежи, как правило, платит работодатель. В то же время Umowa o dzieło заключается на конкретную работу. Если работник по контракту получает доход больше 200 злотых, то вы, как заказчик, платите налог 18% от суммы договора. 

• Есть еще один вариант – команда остаётся ФОПами по украинскому законодательству. При этом вы не платите за них никаких налогов и социальных взносов в Польше. Все налоги ваши сотрудники платят в Украине и по украинскому законодательству. 

Оставить команду оформленными как ФОП возможно потому, что между Украиной и Польшей подписана Конвенция об избежании двойного налогообложения. Благодаря ей IT-специалисты продолжают платить налоги в Украине, а в Польше обязательства не возникают.

Если в иностранных органах возникает вопрос о движении средств по счетам украинцев, нужно предоставить переведенные и нотариально заверенные налоговые декларации ФОП. Так случается при аренде квартиры, открытии личного счета в банке и прохождении финансового мониторинга, постановке на учет для получения социальных выплат.

Если IT-специалист устраивается одновременно работником в ЕС или Польше и начинает получать доход по трудовому контракту, такой доход облагается налогом в стране трудоустройства.

Чтобы подтвердить факт уплаты налогов в понимании Конвенции об избежании двойного налогообложения используется «Справка – подтверждение статуса налогового резидента Украины». Ее заказывают в налоговых органах Украины, переводят и апостилируют.

Как украинскому IT-специалисту открыть ФОП в Польше?

Открытие ФОП (Jednoosobowa Działalność Gospodarcza, JDG) позволяет легально работать на заказчиков и пользоваться налоговыми льготами.

Процедура открытия включает 5 шагов:

Шаг 1: Получите PESEL

Это необходимо для регистрации бизнеса и получения доступа к государственным услугам.

Шаг 2: Создайте ePuap

Это позволит вам подавать документы онлайн и упростит взаимодействие с госучреждениями.

Шаг 3: Зарегистрируйтесь в CEIDG (Центральный реестр предпринимательской деятельности)

Регистрация бесплатна. Заявку можно подать онлайн через портал biznes.gov.pl или лично в администрации гмины.

Шаг 4: Выберите коды PKD (аналог украинских КВЭДов)

Для IT-специалистов популярные коды PKD:

• 62.01.Z – Деятельность в сфере программирования.
• 62.02.Z – Консультационная деятельность в сфере IT.
• 62.03.Z – Управление IT-инфраструктурой.

Шаг 5: Выберите систему налогообложения

1. Общая система налогообложения (Skala podatkowa)

Подходит для тех, кто планирует небольшие доходы.

• Ставка 12% применяется, если ваш доход не превышает 120 000 PLN/год.
• Ставка 32% применяется с дохода свыше 120 000 PLN/год.
• Доход до 30 000 PLN не облагается налогом.
• Учитываются расходы — вы можете вычесть подтвержденные затраты (на оборудование, ПО, интернет, аренду офиса и т.п.) из дохода и платить налог только на остаток.

2. Линейный налог (Podatek liniowy)

Подходит для IT-специалистов со стабильно высоким доходом.

• Применяется ставка 19% вне зависимости от уровня дохода.
• Также можно вычесть все расходы, связанные с деятельностью.

3. Упрощенная система (Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych)

• Для IT-специалистов ставка составляет 12% (для консультационной деятельности – 15%).
• Учет расходов не предусмотрен.

Новые предприниматели могут воспользоваться льготами на уплату социальных взносов:

• "Ulga na start" — освобождение от уплаты большинства взносов в течение первых 6 месяцев.
• "Mały ZUS" — сниженные ставки взносов в последующие 24 месяца.

Ulga na start позволяет не платить социальные взносы (ZUS) в течение первых 6 месяцев после открытия бизнеса, за исключением медицинского страхования. Экономия при этом составляет около 1 200 PLN/месяц.

Эта льгота доступна предпринимателям, которые:

• Регистрируют ФОП (Jednoosobowa Działalność Gospodarcza, JDG) впервые или открывают бизнес после перерыва в деятельности не менее 60 месяцев.
• Не выполняют заказы для своего предыдущего работодателя (если эти обязанности совпадают с теми, которые выполняли на предыдущей работе).
• Не работают по трудовому договору на того же работодателя, где работали в последние 12 месяцев.

Mały ZUS позволяет предпринимателям значительно снизить размер платежей ZUS в течение первых 24 месяцев после завершения льготы Ulga na start. Взносы по системе Mały ZUS составляют ~400-700 PLN/месяц (в зависимости от дохода). Экономия до 70% по сравнению со стандартной ставкой.

Эта льгота доступна предпринимателям, которые:

• Работают как ФОП (Jednoosobowa Działalność Gospodarcza, JDG).
• За последние 5 лет не вели предпринимательскую деятельность (если это первое открытие ФОП).
• Завершили период использования льготы Ulga na start (6 месяцев без уплаты ZUS).
• Имеют доход, который не превышает 120 000 PLN/год.

Что дает временная защита украинским айтишникам в Польше?

По состоянию на 2025 год, украинские IT-специалисты, планирующие работать в Польше, могут воспользоваться механизмом временной защиты, который предоставляет легальное пребывание и доступ к рынку труда. Этот статус позволяет легально проживать в Польше до 30 сентября 2025 года.

С 2025 года украинцы со статусом PESEL UKR смогут подать заявление на получение специальной карты временного пребывания (CUKR), которая позволит легально проживать и работать в Польше в течение трех лет. Подача заявлений будет возможна исключительно онлайн через электронную систему Управления по делам иностранцев. Возможностей временной защиты достаточно для релокации программиста в Польшу. 

Польша остается одним из самых популярных направлений для релокации украинских IT-компаний и специалистов благодаря удобному географическому расположению, доступу к рынку ЕС и благоприятным условиям ведения бизнеса.

В 2025 году процедура регистрации IT-компании в Польше включает такие шаги:

1. Получение PESEL — обязательный этап для легализации в Польше, а также для открытия банковского счета.
2. Получение ePUAP — позволяет дистанционно взаимодействовать с государственными органами.
3. Регистрация компании — рекомендуется регистрировать компанию в форме Sp. z o.o. с двумя или более учредителями, чтобы избежать дополнительных социальных взносов.
4. Обязательное внесение конечного бенефициара (UBO) в реестр CRBR в течение 7 дней после регистрации.
5. Виртуальный офис остается легальной практикой, однако банки могут потребовать дополнительные документы для подтверждения реальной деятельности компании.
6. Налоговая система предлагает льготную ставку CIT в размере 9% для компаний с доходом до 2 млн евро; стандартная ставка остается на уровне 19%.

Для IT-специалистов наиболее оптимальным вариантом легализации является получение статуса временной защиты, который позволяет:

• Жить и работать в Польше без визы.
• Вести предпринимательскую деятельность (например, работать по контрактам).
• Получать бесплатную медицинскую помощь и другие социальные гарантии.

С 2025 года украинцы со статусом PESEL UKR смогут подать заявку на специальную карту временного пребывания (CUKR), которая позволит оставаться в Польше до трех лет с правом на легальную работу.

Польша предлагает комфортные условия для ведения бизнеса и трудоустройства украинских IT-специалистов. Благодаря прозрачным процедурам и поддержке временной защиты, релокация в Польшу становится эффективным решением для тех, кто стремится к стабильной работе и развитию на европейском рынке.